FAQ - Vanliga frågor

Hur kan jag få åtkomst till Riksarkivets tidigare gallringsbeslut?

Riksarkivet har digitaliserat gallringsbesluten i pappersform 1952–2006 och ställt dem till förfogande i tjänsten Astia, arkivdatabasen Vakka och Digitalarkivet. Dokumenten kan hämtas från ovannämnda tjänster i materialhelheterna Riksarkivet I och Riksarkivet II. Mer information om strukturen och användningen av beskrivningen av dokument finns i ett separat meddelande (på finska).

De viktigaste gallringsbesluten och föreskrifterna om statsförvaltningen och kommunerna efter år 2006 har publicerats på Riksarkivets webbplats:

Förfrågningar om enstaka myndighets- och informationsspecifika gallringsbeslut kan göras på Riksarkivets registratorskontor (kirjaamo@arkisto.fi).

Vilken roll har Finlands Kommunförbund i utarbetande av gallringsframställan?

Både kommunerna, Finlands Kommunförbund och Riksarkivet har som mål att gallringsframställan (fastställande av bevarandevärde) för de olika verksamhetsområdena görs av Finlands Kommunförbund i samarbete med kommunerna och Riksarkivet.

Enskilda kommuner lämnar framställningar om bevarandeformatet för analogt material till Riksarkivet. Finlands Kommunförbund lägger inte fram framställan om bevarandeformat för analogt material för alla kommuner.

Hur kan jag få fram andra kommunala gallringsbeslut än publikationerna från 1989 och från och med perioden 2000–2010?

Merparten av Riksarkivets och dess föregångares gallringsbeslut ingår i ovan nämnda publikationer, som även finns i digital form på Finlands Kommunförbunds webbplats. Frågor om gallringsbeslut som inte ingår i dessa publikationer jämte respektive motiveringspromemoria kan man fråga efter på Riksarkivets registratorskontor (kirjaamo@arkisto.fi). Sådana är till exempel de senaste verksamhetsområdesspecifika gallringsbesluten och gallringsbeslut gällande hälso- och sjukvårdens patientjournaler och klienthandlingar inom socialvården samt gallringsbeslut gällande folkskolors och folkförsörjningsnämnders handlingar som inte ingår i publikationerna 1989.

Var kan vi be om råd i fråga om tillämpning och tolkning av tidigare meddelade gallringsbeslut?

Frågor om tillämpning och tolkning av beslut riktas till Riksarkivets rådgivnings- och handledningstjänst för myndigheter via registratorskontoret (kirjaamo@arkisto.fi).

Handledare för överföringen av arkivmaterial ger råd i frågor om gallring av material, vars överföring redan har inletts enligt färdplanen för massdigitalisering (massadigitointi@arkisto.fi). Genomförandet av gallringen av material som ska överföras till massdigitaliseringen behandlas i överföringsguiden för massdigitalisering, kapitel 7.2 (pdf, på finska).

Vilka är de centrala kriterierna för definitionen av privata aktörers offentliga uppdrag?

Arkivlagen tillämpas på privata aktörer när de sköter offentliga uppdrag, inom vilka det samlas handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (1 § 1 mom. 6 punkten). Den offentliga uppgiften bestäms med andra ord genom offentlighetslagens tillämpningsområde. Grundläggande kriterier vid tillämpning är dessutom uppdragets författnings- eller föreskriftsgrund och utövande av offentlig makt i utförande av uppdrag. Skötsel av offentliga uppdrag är myndighetsverksamhet och utövande av offentlig makt. Utövande av offentlig makt har dock inte definierats som juridiskt begrepp.

Om en privat aktör är osäker på huruvida en gallringsframställan ska lämnas till Riksarkivet, lönar det sig att höra sig för på Riksarkivets registratorskontor.