Delat ansvar samt roller vid fastställande av bevarandevärde och gallring

Riksarkivets befogenhet att besluta om arkivering föreskrivs i 8, 11 och 14 a § i arkivlagen. I arkivlagens 1 § definieras de aktörer inom den offentliga förvaltningen som ska följa arkivlagen och de bestämmelser och anvisningar som utfärdats av Riksarkivet. Även de privata aktörer som sköter ett offentligt uppdrag (1 § 1 mom. 6) är skyldiga att följa arkivlagen i fråga om den dokumentinformation som samlas till följd av ovan nämnda uppdrag.

Syftet med fastställande av bevarandevärde och gallring är att säkerställa att dokumentinformationen förvaras så länge den har betydelse för att trygga aktörens verksamhet, juridiska aspekter, och forskningens behov. På grund av detta ska förvaringstid och bevarandeformat bestämmas för all dokumentinformation som tillkommit genom aktörens verksamhet. I enlighet med arkivlagen och informationshanteringslagen (906/2019) fördelas ansvaret för fastställandet av dokumentens förvaringstider samt bevarandeanalysen och gallringen mellan Riksarkivet och aktörerna inom den offentliga förvaltningen. Riksarkivets beslut om den dokumentinformation som ska arkiveras och dess bevarandeformat fattas utifrån aktörernas framställan.

Aktören inom den offentliga förvaltningen bestämmer förvaringstider och bevarandeformat för dokumentinformation som förvaras en viss tid med beaktande av bestämmelser samt juridiska och egna verksamhetsbehov. Dokumentinformationen får inte förstöras innan dokumentens ursprungliga användningsändamål har upphört och informationens bevarandevärde har fastställts. Detta innebär att en aktör inom den offentliga förvaltningen inte kan förstöra dokumentinformation som ingår i dess informationssystem eller arkiv innan Riksarkivet har kunnat utreda om informationens bevarandevärde för forskning eller något annat ändamål är så betydande att den enligt arkivlagen (8 §) ska förvaras varaktigt, dvs. arkiveras. Dataskyddet ska säkerställas när dokumentinformationen förstörs. Vid förstöringen ska datasekretessen tryggas och särskild omsorg ska iakttas vid förstöring av sekretessbelagd information och personuppgifter.