Att utarbeta en gallringsframställan

Ett beslut om vilken dokumentinformation som ska arkiveras, dvs. förvaras varaktigt enligt arkivlagen, och i vilken form informationen ska bevaras (gallringsbeslut) kommer till i samarbete mellan aktören och Riksarkivet. Utgångspunkten för alla framställningar är aktörens egen syn på arkiveringen av dokumentinformation som tillkommit genom dess verksamhet. Framställan kan gälla dokumentinformation som samlas, tas till vara (förhandsgallring) eller dokumentinformation som redan har samlats (retroaktiv gallring). Framställan kan gälla all dokumentinformation, eller en del av den, som uppstår genom aktörens verksamhet.

Gallringsframställan görs genom att fylla i blanketten för gallringsframställan (word). Med hjälp av blanketten är det möjligt att göra olika typer av framställningar till allt från att fastställa bevarandevärde för dokumentinformation till att fastställa det kulturhistoriska värdet av analoga handlingar. Till framställan läggs de bilagor som behövs och som kan variera beroende på innehållet i gallringsframställan. Anvisningar för ifyllandet som finns i slutet av blanketten för gallringsframställan finns också som en separat PDF-version.

Den som utarbetar gallringsframställan ska noggrant läsa blanketten och ifyllnadsanvisningen innan gallringsframställan lämnas in. Framställan med bristfälliga uppgifter fördröjer beredningen av beslutet hos Riksarkivet. Gallringsframställan inklusive bilagor ska skickas till Riksarkivets registratorskontor (kirjaamo@arkisto.fi).

Riksarkivet ger råd om utarbetande av gallringsframställan och tar vid behov för en offentlig aktör fram tidigare gallringsbeslut om aktörens material. Ytterligare uppgifter i punkten FAQ Vanliga frågor.

Riksarkivets behandlingstid för en gallringsframställan är sex månader. Behandlingstiden kan vara längre i fall där uppgifterna i framställan behöver kompletteras. Ingen avgift uppbärs för gallringsbeslutet. Riksarkivets registratorskontor sänder beslutet i elektronisk form till aktören som gjort gallringsframställan. Riksarkivets beslut kan överklagas till Helsingfors förvaltningsdomstol.