Bevarande- och gallringstjänsten

Med stöd av arkivlagen (831/1994) bestämmer Riksarkivet vilken dokumentinformation som ska arkiveras av aktörer inom den offentliga förvaltningen och vilken informationens bevarandeformat ska vara. Med arkivering avses i detta sammanhang endast varaktig förvaring enligt arkivlagen (8 § 3 mom.). Beslut om vilken dokumentinformation som ska arkiveras och bevarandeformatet för dem (gallringsbeslut) fattas i samarbete med Riksarkivet och aktörerna inom den offentliga förvaltningen.

Besluten och bestämmelserna kan gälla en eller flera organisationer. Till kommunerna meddelas gallringsbesluten i regel som gällande för alla kommuner.

Utgångspunkten för beredningen är aktörens, dvs. arkivbildarens gallringsframställan. I vissa fall är inte den som sammanställt gallringsframställan den arkivbildare genom vars verksamhet dokumentinformationen har bildats, utan den som fortsätter verksamheten eller på något annat sätt är ansvarig för dokumentinformationen.

Bevarandeanalysen, dvs. fastställandet av bevarandevärdet, är en utvärdering av den offentliga förvaltningens uppgifter, verksamhetskontext, dokumentinformation som samlas in och användningen av dem. Utifrån bevarandeanalysen fastställs vilken dokumentinformation som ska arkiveras och vilken som ska förvaras en viss tid.

Gallring innebär att fastställandet av bevarandevärdet verkställs och tillämpas. Till gallringen hör att fastställa bevarandeformatet för dokumentinformation, bedöma det kulturhistoriska värdet av det analoga bevarandeformatet och att skilja åt dokumentinformation som ska arkiveras och dokumentinformation som ska förvaras en viss tid.

Bevarandeanalysen fokuserar huvudsakligen på material som nuförtiden behandlas i olika typer av informationssystem, dvs. på ursprungligen digital dokumentinformation i ärendehanteringssystem, register och databaser.

När det gäller analoga handlingar fattas beslut om arkivering av dokumentinformation vars bevarandevärde inte tidigare fastställts och i anslutning till detta utreds det analoga formatets kulturhistoriska värde och bevarandeformat efter digitaliseringen. Dessa beslut fattas före digitaliseringen, vilket bland annat säkerställer att det eventuella kulturhistoriska värdet av det analoga förvaringsformatet bevaras.

Syftet med Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy (pdf) är att ge en detaljerad beskrivning av målen, metoderna och kriterierna för fastställande av bevarandevärde och gallring. Dessutom framförs motiveringar för arkiveringen av personuppgifter. Hur det kulturhistoriska värdet fastställs, behandlas närmare i en separat bilaga till bevarande- och gallringspolicyn, Riksarkivets bedömningskategorier och kriterier för beslut om analoga handlingars bevarandeformat (pdf).