Kansallisarkiston strategia 2025

Visio

Kansallisarkisto on julkisen tiedon elinkaaren hallinnan johtava asiantuntija- ja tietopalveluorganisaatio sekä laaja-alainen tieteellisen tutkimuksen infrastruktuuri. Se edistää viranomaisten ja yksityisten aineistojen vastaanottoa sähköisessä muodossa sekä asiakirjallisen kulttuuriperinnön asiakaslähtöistä digitointia ja monipuolista käyttöä, tekoälyyn ja tieteen uudistuviin menetelmiin perustuvaa tiedonhallintaa, tiedon avointa saatavuutta ja kestävää kehitystä.

Kansallisarkiston arvot

Kansallisarkiston arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Kansallisarkiston toimintaa ohjaavat keskeiset arvot ovat:

  1. Avoimuus ja luottamuksellisuus
  2. Tasapuolisuus
  3. Riippumattomuus

Palvelulupaus

Kansallisarkisto tarjoaa vuonna 2025 asiakkailleen monipuolisia ja tietoturvallisia sähköisiä palveluita, joissa hyödynnetään tekoälyn ja semanttisten järjestelmien tarjoamia mahdollisuuksia. Se on kansainvälisesti edistyksellinen ja aktiivinen toimija, joka kehittää ja hyödyntää uusia tapoja käyttää ja arkistoida julkista tietoa kestävällä ja kustannustehokkaalla tavalla. Se turvaa kansallisesti arvokkaan analogisen ja sähköisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen tuleville sukupolville. Se vahvistaa henkilökuntansa osaamista ja ammattiylpeyttä ja edistää sidosryhmien kanssa tehtävää yhteistyötä sekä eettisiä ja kestävää kehitystä tukevia toimintatapoja.

Muuttuva toimintaympäristö

Suomi tavoittelee digitalisaation ja tietoteknisen kehityksen edelläkävijyyttä sekä julkishallinnossa että yksityisellä sektorilla. Tavoitteena on tehdä Suomen julkishallinnosta maailman paras. Toiminnan asiakaslähtöisyyttä tehostetaan edistämällä julkishallinnon yhteisiä palveluita ja asiakkaiden osallistumista niiden kehittämiseen. Julkisten palveluiden tulisi olla digitaalisesti kansalaisten ja yritysten saatavilla vuoteen 2023 mennessä. Julkishallinnolle laaditaan yhteinen kehittämis- ja palvelustrategia.

Keskeinen vaatimus uudistettaessa julkishallinnon toimintaa ja palveluita asiakkaan ehdoilla on, että tieto liikkuu julkishallinnon tietojärjestelmien välillä mahdollisimman saumattomasti. Tämä edellyttää, että sama tieto kerätään vain yhteen kertaan, minkä jälkeen se on kaikkien viranomaisten yhteisesti käytettävissä. Julkishallinnon organisaatiot avaavat tietojärjestelmiensä julkiset rajapinnat, mikä purkaa hallinnollisia siiloja ja vähentää saman tiedon moninkertaista tallentamista. Se parantaa julkisten palveluiden tehokkuutta ja laskee kustannuksia. Asiakkaat saavat tarvitsemansa palvelun nopeasti ja luotettavasti. Fyysinen asiakaspalvelu tullaan toteuttamaan julkishallinnon yhteisissä palvelupisteissä.

Lainsäädäntö ja hallinnon kehittäminen tähtäävät digitaalisuuteen, uudistumiskykyyn ja kestävään kehitykseen. Euroopan unionin komission keväällä 2018 julkaisema yhteistä eurooppalaista dataaluetta koskeva tiedonanto luo edellytyksiä uudelle liiketoiminnalle ja innovaatioille, vahvistaa demokratiaa ja kansalaisyhteiskuntaa, tehostaa hallintoa sekä monipuolistaa koulutuksen ja tutkimuksen käytettävissä olevia tietovarantoja. EU:n kilpailukykyä parannetaan Suomen tapaan avaamalla julkista ja yksityistä dataa avoimeen käyttöön.

EU edistää tiedonhallinnan yhteisiä eurooppalaisia ratkaisuja ja varmistaa digitaalisesti tuotetun tiedon säilyvyyden ja luotettavuuden. Tavoitteena on, että julkiset ja yksityiset palvelut ovat helposti ja käyttäjälähtöisesti saatavilla verkosta yhden luukun periaatteella. Julkishallinnon tuottama digitaalinen tieto on keskitetysti ja yhtenäisten periaatteiden mukaisesti käytettävissä yhteiskunnalliseen päätöksentekoon, tieteelliseen tutkimukseen ja kansalaisten tietotarpeisiin. EU:n jäsenmaidensa tavoitteeksi asettamat tiedonhallinnan ja arkistoinnin yhteiset eurooppalaiset käytännöt toteutetaan myös Suomessa.

Kansainvälisessä ja kansallisessa toimintaympäristössä kestävän kehityksen vaatimukset ovat yhä tärkeämmässä asemassa. Kansainvälisen talouden kehitys, Suomen kilpailukyky ja julkisen talouden vakaus luovat edellytykset asetettujen tavoitteiden toteuttamiselle. Valtion korkea velkaaste vaikeuttaa kuitenkin mahdollisuutta investoida laajamittaisiin uudistuksiin. Sen vuoksi uudistukset edellyttävät julkishallinnon toimintatapojen kehittämistä entistä tuottavammiksi parantamalla yhteistä strategista suunnittelua ja yhteisiä palveluita. Julkisen ja yksityisen datan mahdollisimman laaja ja pitkäjänteinen avaaminen tuottaa merkittäviä taloudellisia ja yhteiskunnallisia hyötyjä. Yhteentoimivuus toteutuu myös arkistoidussa tiedossa ja kansalaisia ja viranomaisia palvelevissa arkistojen tietojärjestelmissä.

Tiedon elinkaaren hallinta toteutetaan keskitetysti ja säännellysti. Kansallisarkistot vastaavat kansainvälisen käytännön mukaan julkisen tiedon keskitetystä elinkaaren hallinnasta ja yhteiskunnallisesti ja tieteellisesti tärkeän tiedon arkistoinnista ja sen käytettävyydestä eri tarkoituksiin. Kansallisarkisto kehittää ja toteuttaa tiedonhallintaa yhdessä valtiovarainministeriön ja sen asettaman tiedonhallintalautakunnan kanssa. Onnistunut toteuttaminen lisää merkittävästi tutkijoiden ja päätöksentekijöiden käytössä olevan julkisen tiedon luotettavuutta ja vahvistaa arkistoidun tiedon yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Modernit digitaaliset menetelmät muuttavat tutkimus- ja palveluprosesseja ja asettavat vaatimuksia aineistojen säilyttämiselle mahdollisimman käyttökelpoisina. Suurten tietomassojen tehokas hyödyntäminen edellyttää tekoälyn, semanttisten menetelmien ja muun modernin tiedonhallinnan osaamista ja käyttöä sekä tutkimuksessa että palveluiden tuottamisessa. Aineistojen koneluvun edistyminen mullistaa tavan hakea tietoa suurista tietomassoista. Tiedon irrottaminen alustastaan ja tietojen yhdistely- ja uudentyyppiset analysointimahdollisuudet muuttavat erityisesti perinteistä humanistista ja yhteiskuntatieteellistä tutkimusta, mutta myös muita tieteenaloja. Digitaaliset aineistot ja sähköinen julkaiseminen muodostavat tieteellisen tiedon tuottamisen ja käyttämisen perusmallin.

Arkistoidun tiedon saattaminen sähköisessä muodossa tutkimuksen käyttöön ja kaikkien ulottuville vaikuttaa yhteiskunnan toiminnan perusteisiin: luottamukseen, osallisuuteen, demokratiaan, yhdenvertaisuuteen, jatkuvaan oppimiseen sekä hyvinvointia tukevien palveluiden tuottamiseen.

Uudistava ja osallistava Kansallisarkisto

1 Julkisen tiedon elinkaaren hallinnan ja arkistoinnin keskeisin toimija

Strateginen tavoite 1.1. Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan ohjausvastuut ovat selkeät.

Kansallisarkiston tiedonhallinnan ja arkistoinnin ohjaus kohdentuu asiakirjatiedon koko elinkaareen. Arkistoitavien (pysyvästi säilytettävien) asiakirjatietojen määrittely tehdään asiakirjatiedon elinkaaren alkuvaiheessa, jolloin niiden todistusvoimaisuus, luotettavuus ja säilyminen turvataan dokumentoimalla tiedon käsittelyvaiheet ja tuottamalla tarvittavat käytettävyyttä ja saatavuutta todentavat metatiedot. Ohjaustoiminta ja määräyksenantovaltuutus sovitetaan osaksi valtiovarainministeriön hallinnonalan vastuulla olevaa tiedonhallinnan ohjausta. Kansallisarkisto osallistuu tiedonhallintalautakunnan suositusten valmisteluun. Asiakirjatiedon elinkaaren hallinnan kehittämisessä tehdään yhteistyötä myös yliopistojen kanssa.

Strateginen tavoite 1.2. Digitaalinen arkistointi on ensisijainen arkistointitapa julkishallinnossa.

Kansallisarkisto edistää julkishallinnon digitaalista arkistointia määräämällä julkishallinnon arkistoitavista asiakirjatiedoista ja massadigitoimalla valtionhallinnon arkistoitavat aineistot. Arkistoitavien aineistojen päätösvalmistelu tukeutuu seulontapolitiikkaan ja –strategiaan sekä kulttuurihistoriallisen arvon määrittelyn kriteereihin. Kansallisarkiston päätökset ja yksityisten aineistojen hankintapolitiikka turvaavat tutkimukselle kattavan, tasapuolisen ja riittävän kuvan yhteiskunnasta ja sen eri toimijoista. Arkistoitavan aineiston määrittelyssä otetaan huomioon tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja hyvää tiedonhallintatapaa edistävät kansainväliset ja kansalliset linjaukset.

Arkistoitavat asiakirjatiedot vastaanotetaan Kansallisarkistoon ensisijaisesti digitaalisessa muodossa. Massadigitoinnin tiekartan ulkopuolelle jäävien analogisessa muodossa vastaanotettavien aineistojen digitointia edistetään perustamalla erityisaineistojen digitointia ja näiden aineistojen hallintaa kansallisesti kehittävä ja toteuttava keskus. Syntysähköisten aineistojen järjestelmällinen vastaanotto käynnistetään sähköisen arkistopalvelun valmistuttua. Kansallisarkiston tarjoamat palvelut mahdollistavat viranomaisten suorat haut omiin tietoihinsa.

Massadigitoinnin suunnitelmallinen ja riittävä rahoitus varmistetaan yhteistyössä valtiovarainministeriön ja opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa. Massadigitoinnin tehtävänä on myös taata, ettei julkishallinnossa synny tarvetta arkistotilan lisärakentamiseen.

Strateginen tavoite 1.3. Tutkimuksellisesti ja kulttuurihistoriallisesti tärkeiden yksityisarkistojen vastaanotto, selkeä työnjako arkistojen kesken ja yhteiset toimintatavat varmistavat monipuolisen ja luotettavan kokonaiskuvan muodostumisen eri aikakausien suomalaisesta yhteiskunnasta ja sen toimijoista. Sähköisten yksityisarkistojen vastaanotto ja analogisten aineistojen digitointi lisäävät aineistojen käytettävyyttä ja tukevat yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Yksityisarkistot muodostavat viranomaisarkistojen rinnalla tärkeän kanavan yhteiskunnan dokumentoijina. Yksityisarkistoja ottavat vastaan valtionapuarkistot, kunnalliset arkistot, yliopistojen arkistot ja joukko muita arkistoja. Kansallisarkiston vastuulla olevat valtionapupäätökset ja yksityisarkistojen neuvottelukunnan tarjoama mahdollisuus hankintapolitiikan kansalliseen koordinointiin tukevat kaikkien alan toimijoiden työtä ja lisäävät sen tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.

Yhä suurempi määrä aineistoista otetaan vastaan sähköisessä muodossa. Aineistojen digitaalinen vastaanottaminen on välttämätöntä, jotta nykyisestä ja tulevasta yhteiskunnasta voidaan muodostaa aito ja todistusvoimainen kokonaiskuva. Sähköiset aineistot on luotu käyttäen useita eri ohjelmia ja niiden siirtäminen käytettäviksi yhtenäisellä ja helpolla tavalla vaatii panostusta uuteen osaamiseen ja uusiin toimintatapoihin. Vastaanotettavien ja arkistoitujen analogisten aineistojen digitointi lisää yksityisarkistojen käytettävyyttä ja estää niiden marginalisoitumisen toimintaympäristön suosiessa sähköistä tiedonhallintaa ja julkaisemista.

Strateginen tavoite 1.4. Arkistolaki uudistetaan vastaamaan digitaalisen julkishallinnon tarpeita. Kansainväliset toimintamallit luovat perustan uudistamiselle. Kansallisarkiston oikeus ostaa tai kopioida kansallisesti merkittäviä yksityisiä aineistoja varmistetaan säilyttämällä nykyisen arkistolain siihen antamat valtuudet.

Arkistolain uudistamisen yhteydessä selkiytetään Kansallisarkiston ohjaus- ja määräyksenantovastuut, määritetään Kansallisarkiston sähköisen arkistopalvelun asema julkishallinnon yhteisenä palveluna sekä laaditaan yleisen edun mukaisena arkistona toimimisen kriteerit. Lain valmistelussa otetaan huomioon Ruotsin ja Norjan arkistolakien uudistamisessa linjatut periaatteet ja tehtävämääritykset sekä EU:n jäsenmaidensa tavoitteeksi asettamien tiedonhallinnan ja arkistoinnin yhteisten eurooppalaisten käytäntöjen toteuttaminen Suomessa. Kansallisarkiston lisäresurssitarpeet selvitetään ja turvataan. Kansallisarkiston oikeus ottaa haltuun, ostaa tai kopioida yksityisarkistoja, jotka tulevat myyntiin tai ovat vaarassa hävitä, säilytetään myös uudistuvassa arkistolaissa. Aktiivisesti käytettynä tämä oikeus vahvistaa Kansallisarkiston mahdollisuutta varmistaa kansallisesti keskeisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyminen tuleville sukupolville.

2. Digitaalisten arkistopalveluiden edelläkävijä

Strateginen tavoite 2.1. Kansallisarkiston asiakkaista 95 % käyttää verkkopalveluita ainoana palvelukanavana. Monikanavaisia, tietoturvallisia ja helppokäyttöisiä palveluita kehitetään yhteistyössä kumppanien ja asiakkaiden kanssa.

Verkkopalvelut ovat Kansallisarkiston ensisijainen palvelukanava ja niiden käyttöastetta lisätään strategiakaudella entisestään. Kansallisarkisto hyödyntää ennakkoluulottomasti vastuullista tekoälyä aineistojen monimuotoisen käytön mahdollistamisessa ja aineistojen automaattisessa metatiedottamisessa. Kehittämisessä seurataan aktiivisesti kansainvälistä tutkimuksen muutosta ja teknologian kehitystä. Pohjoismaista ja eurooppalaista yhteistyötä tiivistetään erityisesti käsinkirjoitetun tekstin tunnistamisessa ja muussa sisällöntunnistamisessa.

Strategiakaudella panostetaan palvelumuotoiluun, jotta palveluista saadaan yksinkertaisia, houkuttelevia ja visuaalisesti yhtenäisiä. Palveluiden käyttäjäystävällisyyttä kehitetään yhdessä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa.

Kansallisarkisto tekee tiivistä yhteistyötä digitaalisten palveluiden kehittämisessä muiden muistiorganisaatioiden kanssa palveluiden yhteensopivuuden varmistamiseksi. Strategiakaudella selvitetään AHAA-järjestelmän soveltuvuus Kansallisarkiston pitkäaikaiseksi metatietojärjestelmäksi sekä semanttisen webin teknologioihin perustuvien ratkaisujen käyttö nopeasti muuttuvassa tiedonhallinnassa.

Arkistolain uudistamistyön yhteydessä määritetään Kansallisarkiston rooli kansallisena arkistoaineistojen metatietopalvelun tuottajana. Tehtävä edellyttää lisäresursointia.

Kansallisarkisto varmistaa palveluidensa jatkuvuuden erilaisissa häiriötilanteissa ja varautuu kasvaviin turvallisuusuhkiin.

Strateginen tavoite 2.2. Kansallisarkiston verkkopalvelut tukevat datan ja datamassojen haku- ja analysointimahdollisuuksia.

Sisältötunnistetun aineiston ja rekisteritiedon hakua ja käyttöä kehitetään dataperusteiseksi. Palvelutuotannossa otetaan huomioon myös arkistoidun rekisteritiedon yhdistely- ja käyttömahdollisuuksien kehittäminen yhteistyössä yliopistojen ja tutkimuslaitosten kanssa. Käyttölupakäytäntöjä uudistetaan vastaamaan tutkimusprosessin tarpeita. Rekisteritiedon yhdisteltävyyttä ja helppokäyttöisyyttä tutkimuksessa ja yhteiskunnallisessa päätöksenteossa parannetaan yhteistyössä tutkimusorganisaatioiden sekä alan keskeisten virastojen ja muiden toimijoiden kanssa.

Sisällöntunnistamisessa hyödynnetään sidosryhmien osaamista sekä joukkoistamisen tarjoamia mahdollisuuksia.

Strateginen tavoite 2.3. Takautuva digitointi vastaa tutkijoiden ja tutkimushankkeiden tarpeita. Kansallisarkisto edistää asiakas- ja vapaaehtoisdigitointia ja tarjoaa digitointia maksullisena palveluna etenkin julkishallinnon organisaatioille. Joukkoistamista ja vapaaehtoistoimintaa hyödynnetään ottaen lähtökohtaisesti huomioon aineistoturvallisuus ja tekijöiden riittävän osaamisen varmistaminen.

Kansallisarkistossa on kansainvälisesti verrattuna paljon digitoitua aineistoa, mikä on osaltaan mahdollistanut osallistumisen aineistojen modernia käytettävyyttä edistäviin kansallisiin ja kansainvälisiin hankkeisiin. Jo vastaanotettuihin aineistoihin kohdistuvaa takautuvaa digitointia suunnataan voimallisesti vastaamaan tutkijoiden ja tutkimusprojektien tarpeita ja luodaan malli pitkäjänteisen yhteistyön ja vuoropuhelun varmistamiseksi aineistojen priorisoinnissa. Lisäksi tarjotaan aktiivisesti palveluita maksullisen digitoinnin ja yksityisaineistojen digitoinnin edistämiseksi. Digitointitoiminta hajautetaan vaiheittain Kansallisarkiston kaikkiin toimipaikkoihin. Tavoitteena on turvata alueellisesti tärkeiden aineistojen digitointi eri käyttäjäryhmien tarpeisiin.

Valokuva-aineistot kiinnostavat entistä enemmän eri asiakasryhmiä. Niiden takautuvaa digitointia, metatiedottamista ja saattamista avoimesti käytettäväksi verkon kautta edistetään yhteistyössä sukututkijoiden ja muiden kumppanien kanssa. Kansallisarkisto pyrkii vaikuttamaan säätiöihin, jotta ne ottaisivat aineistojen digitoinnin ja digitaalisten aineistojen monipuoliset käyttötarpeet huomioon rahoituspolitiikassaan.

3. Laaja-alainen tieteellisen tutkimuksen infrastruktuuri

Strateginen tavoite 3.1. Kansallisarkisto tekee aktiivisesti kansainvälistä ja kansallista yhteistyötä yliopistojen ja muiden toimijoiden kanssa digitaalisen tutkimusprosessin kehittämisessä.

Kansallisarkisto osallistuu aktiivisesti kansainvälisiin ja kansallisiin tutkimusprojekteihin, joissa kehitetään digitaalisen aineiston tutkimuskäyttöä. Yhteistyöprojekteissa hyödynnetään erityisesti yhteistyökumppanien sellaista osaamista, joka lisää aineistojen monipuolista käyttöä ja parantaa Kansallisarkiston palveluita. Tämä edellyttää rahoitushakuihin osallistumista ja hyvää osaamista rahoitushakemusten laadinnassa sekä hankehallinnassa.

Projektien lopputuloksena syntyy tutkimusinfrastruktuureita, joiden tehokas käyttö edellyttää yhteistyötä yliopistojen ja tutkimuslaitosten kanssa. Kansallisen infrastruktuuripolitiikan tehtävänä on linjata vastuut tutkimuksen tarvitsemien infrastruktuurien ylläpidosta ja kehittämisestä. Kansallisarkisto tuottaa toimintamallin tutkimustietokantojen vastaanottoon ja liittämiseen Kansallisarkiston palvelutuotantoon.

Strateginen tavoite 3.2. Kansallisarkisto seuraa tutkimuksen tiedonhallinnan kehitystä ja edistää aineistojensa tunnettuutta ja käytettävyyttä eri tieteenaloilla.

Kansallisarkiston digitaalisista aineistoista muodostuu sisällöntunnistamisen tuloksena dataa eri tieteenalojen tutkimukselle. Ilmastonmuutos ja kestävän kehityksen haasteet lisäävät tarvetta tieteidenväliseen lähestymistapaan ja pitkiin aikasarjoihin erilaisista aineistoista. Kansallisarkisto tekee tiivistä yhteistyötä yliopistojen kanssa tutkimusinfrastruktuurien kehittämisessä sekä tietoon
perustuvien tutkimusedellytysten ja eri käyttötarkoitukseen sopivien toimintatapojen luomisessa.

Sidosryhmätoiminta ja kohdennettu viestintä edistävät aineistojen tunnettuutta ja käyttöä.

4. Osaava ja pitkäjänteisesti osaamistaan kehittävä organisaatio

Strateginen tavoite 4.1. Kansallisarkiston talous on vakaa ja ennustettava ja mahdollistaa toiminnan, talouden ja henkilöstöpolitiikan pitkäjänteisen suunnittelun siten, että ne tukevat strategisten tavoitteiden
saavuttamista. Maksullisen palvelutoiminnan ja ulkopuolisen hankerahoituksen osuus palkka- ja toimintamenobudjetista on vuositasolla vähintään 20 %.

Toiminnan ja talouden seuranta on jatkuvaa ja järjestelmällistä ja antaa johdolle ja johtoryhmälle ajantasaisen tiedon sekä toiminnan että talouden tilanteesta ja asetettujen tavoitteiden toteuttamisesta. Henkilöstön osallistumista johtoryhmässä laajennetaan, mikä tukee yhtenäisen kuvan vahvistumista Kansallisarkiston tavoitteista ja toiminnan tuloksellisuudesta koko henkilökunnan keskuudessa.

Hallintopalvelut tarjoaa proaktiivisesti palveluita substanssitoiminnoille. Kansallisarkiston voimavaroista merkittävä osa tulee budjettirahoituksen ulkopuolisista projekteista. Kansallisarkisto vahvistaa entisestään hankeosaamistaan ja kohdistaa voimavarojaan ulkopuolisen rahoituksen hankintaan ja hallintaan. Toimitilojen käyttöä tehostetaan ulkopuolisin kumppanuuksin ja siinä huomioidaan kestävän kehityksen periaatteet vaarantamatta kansallisesti merkittävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymistä.

Strateginen tavoite 4.2. Henkilöstön osaamisessa ja koulutuksessa painotetaan digitaalisen toimintaympäristön hallintaa, verkottunutta toimintatapaa sekä Kansallisarkiston kykyä hoitaa tehtäviään valtakunnallisesti.

Digitalisaatio muuttaa Kansallisarkiston henkilöstön työtehtäviä ja osaamisvaatimuksia. Strategiakauden alussa tehdään strategisiin linjauksiin perustuva osaamiskartoitus, johon uudet rekrytoinnit ja olemassa olevan henkilöstön kouluttaminen pohjautuvat. Johtoa koulutetaan muutosjohtamiseen ja valmentavaan johtamiseen, jotta se pystyy tukemaan henkilöstöä muutoksessa ja tunnistamaan henkilöstön yksilölliset kehittymistarpeet sekä kehittämään Kansallisarkiston toimintaa kokonaisuudessaan strategisten linjausten mukaisesti. Voimavarojen joustavaan käyttöön palvelualueiden välillä kiinnitetään johtamisessa erityistä huomiota.

Uusien työntekijöiden perehdyttämisessä otetaan käyttöön mentorointi. Henkilöstökoulutuksessa keskitytään digitaalisten valmiuksien ja hankeosaamisen lisäämiseen sekä viestintäosaamiseen. Kansallisarkiston yhteisöllisyyttä ja henkilöstön työhyvinvointia tuetaan.

Digitaalisten palveluiden rinnalla perinteiset tutkijasalipalvelut jatkuvat koko strategiakauden, mutta digitoinnilla, tietopalveluprosessien digitalisoinnilla ja sähköisten palveluiden edelleen kehittämisellä painopistettä siirretään määrätietoisesti sähköisiin palveluihin. Yhteistyötä julkishallinnon ja muiden arkistotoimijoiden kanssa edistetään palveluiden resursoimiseksi ja asiakaspalvelun turvaamiseksi. Säästöt kohdennetaan perinteisiin tietopalveluihin. Hallintopalveluissa painotetaan valtionhallinnon yhteisten palveluiden käyttöä sekä yhteistyötä muiden julkishallinnon toimijoiden kanssa. Hallintopalveluissa kehitetään substanssipalveluiden tavoitteita tukevaa hankintaosaamista. Voimavarojen tarkoituksenmukaisessa ja kustannustehokkaassa suuntaamisessa hyödynnetään kansallisia ja kansainvälisiä vertaisarviointeja.

Strateginen tavoite 4.3. Kansallisarkiston tavoitteena on, ettei Suomessa enää rakenneta uutta arkistotilaa analogisille aineistoille. Tavoite saavutetaan panostamalla aineistojen vastaanottoon digitaalisessa muodossa, viranomaisilla vielä olevan aineiston massadigitointiin sekä jo vastaanotettujen aineistojen takautuvaan digitointiin. Tavoitteen saavuttamista tukee selkeä menettelytapa, jolla päätetään sekä hävitettävistä että kulttuurihistoriallisen ja tieteellisen arvon perusteella pysyvästi arkistoitavista aineistoista. Aineistonhallinta ja hyvä logistiikka tukevat tarkoituksenmukaisia toimintatapoja.

Kansallisarkiston aineistonhallintajärjestelmä ulotetaan laitoksen kaikkiin analogisiin aineistoihin. Senaatti-kiinteistöjen tilanhallintaohjelmaa hyödynnetään suunniteltaessa ja aikataulutettaessaarkistoitavaksi määrättyjen aineistojen vastaanottoa ja logistista suunnittelua valtakunnallisella tasolla. Kansallisarkisto selvittää strategiakaudella analogisten palveluidensa käyttöasteen ja taloudellisuuden. Toimitilojen käyttöä edistetään hakemalla julkishallinnon toimijoista kumppanuuksia ja tuottamalla näiden kanssa yhteisiä palveluita.

Veikkausvoittovarojen väheneminen vaikuttaa Kansallisarkiston valtionaputoimintaan. Kansallisarkisto tuottaa yhdessä valtionapuarkistojen kanssa taloudelliseen tilanteeseen perustuvan kehittämissuunnitelman näiden toimijoiden tuottamien palveluiden tarkoituksenmukaisesta yhdistämisestä ja yhteisistä tilaratkaisuista.

Strateginen tavoite 4.4. Kestävän kehityksen tavoitteet otetaan huomioon kaikessa toiminnassa.

Ilmaston lämpeneminen on vakava, koko ihmiskuntaa uhkaava vaara. Se edellyttää määrätietoisia kestävää kehitystä tukevia ratkaisuja. Kansallisarkisto parantaa toimitilojensa tehokasta käyttöä sekä valtakunnallisella että paikallisella tasolla. Laitos toteuttaa kaikissa toimipaikoissaan valtioneuvoston julkisten palveluiden yhteistoiminnan vahvistamiseksi valmistelemaa strategiaa.

Sisäiset kokoukset hoidetaan etäyhteyksillä. Etäneuvottelujärjestelmää hyödynnetään mahdollisimman paljon myös ulkoisten sidosryhmien kanssa pidettävissä kokouksissa.

Strateginen tavoite 4.5. Ulkoinen ja sisäinen viestintä antavat asiakkaille, sidosryhmille ja omalle henkilökunnalle luotettavan, ajantasaisen ja myönteisen kuvan Kansallisarkiston toiminnasta.

Kansallisarkiston ulkoinen viestintä on vuorovaikutteista ja aktiivista. Sen keskeinen tehtävä on lisätä Kansallisarkiston sekä sen aineistojen ja palveluiden tunnettuutta. Viestintä tukee Kansallisarkiston johtamista ja edistää strategisten tavoitteiden saavuttamista.

Sisäisessä viestinnässä kannustetaan toimipaikkoja viestimään aktiivisesti omasta toiminnastaan. Kussakin toimipaikassa on viestintävastaava, jonka tehtävä on välittää tietoa keskeisistä tapahtumista ja sidosryhmätoiminnan edistymisestä laitostasolla ja paikallisesti.

Verkkoviestintä on Kansallisarkiston kaiken viestinnän keskeisin kanava. Sosiaalisen median hyödyntämistä kehitetään suunnitellusti. Julkisen keskustelun käyminen kuuluu tutkimuskulttuuriin ja tukee kuvaa Kansallisarkistosta omien eettisten arvojensa ja tutkimuseettisten periaatteiden mukaisena toimijana.

Suunnittelussa kiinnitetään huomiota viestinnän etiikkaan polarisoituvassa yhteiskunnassa, jossa vastakkaisuudet helposti kärjistyvät. Kaiken viestinnän tavoitteena on edistää vahvaa kuvaa Kansallisarkistosta hyvämaineisena ja luotettavana toimijana ja asiakaslähtöisten palveluiden tuottajana. Onnistumista arvioidaan säännöllisesti osallistumalla julkishallinnon vertaisarviointeihin ja asiakaspalautteeseen.