Riksarkivets strategi 2025

Vision

Riksarkivet är en ledande expert- och serviceorganisation inom livscykelhantering av offentlig information och en övergripande infrastruktur för vetenskaplig forskning. Riksarkivet främjar mottagningen av myndighetsmaterial och privata material i elektronisk form samt kundorienterad digitalisering och mångsidig användning av det dokumentära kulturarvet, informationshantering som grundar sig på artificiell intelligens och nya vetenskapliga metoder, fri tillgång till information och hållbar utveckling.

Riksarkivets värderingar

Riksarkivets värderingar bygger på internationellt antagna allmänmänskliga värderingar samt på arkivbranschens och forskarsamfundets yrkesetiska principer. Riksarkivets verksamhet styrs av följande centrala värderingar:

1. Öppenhet och förtroende
2. Opartiskhet
3. Oavhängighet

Servicelöfte

År 2025 erbjuder Riksarkivet sina kunder mångsidiga och datasäkra elektroniska tjänster, där man utnyttjar de möjligheter som artificiell intelligens och semantiska system erbjuder.

Riksarkivet är en internationellt framstående och aktiv aktör som utvecklar och utnyttjar nya sätt att använda och arkivera offentlig information på ett hållbart och kostnadseffektivt sätt. Det tryggar bevarandet av det nationellt värdefulla analoga och elektroniska dokumentära kulturarvet för kommande generationer. Det stärker sin personals kompetens och yrkesstolthet och främjar samarbete med intressenter samt etiska arbetsrutiner som stöder hållbar utveckling.

Föränderlig omvärld

Finland strävar efter att vara en föregångare inom digitalisering och datateknisk utveckling inom både den offentliga förvaltningen och den privata sektorn. Målet är att den offentliga förvaltningen i Finland ska bli världens bästa.

Kundorienteringen i verksamheten effektiviseras genom att främja gemensamma tjänster inom den offentliga förvaltningen och kundernas delaktighet i utveckling av dessa. Avsikten är att de offentliga tjänsterna ska vara tillgängliga digitalt för medborgare och företag senast 2023. En gemensam utvecklings- och servicestrategi utarbetas för den offentliga förvaltningen.

Ett centralt krav när verksamheten och tjänsterna inom den offentliga förvaltningen förnyas på kundernas villkor är att informationen rör sig så direkt som möjligt mellan olika datasystem inom den offentliga förvaltningen. Detta förutsätter att samma information samlas in endast en gång, varefter den är gemensamt tillgänglig för alla myndigheter. Organisationerna inom den offentliga förvaltningen öppnar de offentliga gränssnitten i sina datasystem, vilket innebär att de administrativa gränserna överskrids och minskar överlappande lagring av samma information. Det förbättrar effektiviteten i de offentliga tjänsterna och sänker kostnaderna. Kunderna får den tjänst de behöver snabbt och tillförlitligt. Fysisk kundservice kommer att tillhandahållas på gemensamma serviceställen för den offentliga förvaltningen.

Lagstiftningen och utvecklingen av förvaltningen strävar efter digitalisering, förnyelseförmåga och hållbar utveckling. Våren 2018 publicerade Europeiska kommissionen ett meddelande om ett gemensamt dataområde i EU, vilket skapar förutsättningar för ny affärsverksamhet och innovationer, stärker demokratin och det civila samhället, effektiviserar förvaltningen och bidrar till att informationsresurserna inom utbildning och forskning blir mångsidigare. EU:s konkurrenskraft förbättras på samma sätt som Finlands genom att man gör offentlig och privat data fritt tillgänglig.

EU främjar gemensamma europeiska lösningar för informationshantering och säkerställer den digitalt framtagna informationens bevarande och tillförlitlighet. Målet är att offentliga och privata tjänster ska vara användarvänliga och lättillgängliga på webben via en enda kanal. Den digitala information som den offentliga förvaltningen tar fram är centraliserad och enligt enhetliga principer tillgänglig för samhälleligt beslutsfattande, vetenskaplig forskning och medborgarnas informationsbehov. De gemensamma europeiska principer för informationshantering och arkivering som EU har utsatt som mål för sina medlemsländer genomförs även i Finland.

I den internationella och nationella miljön har kraven på hållbar utveckling en allt viktigare roll. Den internationella ekonomiska utvecklingen, Finlands konkurrenskraft och stabilitet i de offentliga finanserna skapar förutsättningar för att uppnå de fastställda målen. Statens höga skuldsättning försämrar dock möjligheterna att investera i omfattande reformer. Reformer förutsätter därför att arbetsrutinerna inom den offentliga förvaltningen utvecklas så att de blir mer produktiva, genom att förbättra den gemensamma strategiska planeringen och de gemensamma tjänsterna. Genom att offentlig och privat data görs tillgänglig på ett så omfattande och långsiktigt sätt som möjligt skapas avsevärda ekonomiska och samhällsmässiga fördelar. Interoperabilitet uppnås även i fråga om arkiverad information och i datasystemen hos arkiv som betjänar medborgare och myndigheter.

Livscykelhanteringen av information genomförs centraliserat och reglerat. Riksarkiven ansvarar enligt internationell praxis för centraliserad livscykelhantering av information samt för arkivering av samhällsmässigt och vetenskapligt viktig information och för dess tillgänglighet för olika ändamål. Riksarkivet utvecklar och genomför informationshanteringen tillsammans med Finansministeriet och informationshanteringsnämnden, som tillsatts av ministeriet. Ett framgångsrikt genomförande ökar avsevärt tillförlitligheten hos den offentliga information som är tillgänglig för forskare och beslutsfattare och stärker den arkiverade informationens samhälleliga verkningsfullhet.

Moderna digitala metoder förändrar forsknings- och serviceprocesserna och ställer krav på att materialen bevaras i ett så användbart skick som möjligt. För att stora datamängder ska kunna utnyttjas effektivt krävs det kunskaper om och tillämpning av artificiell intelligens, semantiska metoder och annan modern informationshantering både inom forskning och vid produktion av tjänster. Framstegen inom maskinläsning av material revolutionerar sättet att söka information i stora datamängder. Förmåga att lösgöra information från sin plattform och olika nya möjligheter att kombinera och analysera information förändrar särskilt den traditionella humanistiska och samhällsvetenskapliga forskningen, men även andra vetenskapsområden. Digitala material och elektronisk publicering utgör en grundläggande modell för produktion och användning av vetenskaplig information.

Tillgängliggörande av arkiverad information i elektronisk form för forskning och allmänheten påverkar grunderna i samhällets funktioner: förtroende, inkludering, demokrati, jämlikhet, livslångt lärande samt produktion av tjänster som stöder välfärd.

Riksarkivet är nyskapande och inkluderande

1. Den mest centrala aktören inom livscykelhantering och arkivering av offentlig information

Strategiskt mål 1.1. Ansvaret för styrningen av livcykelhanteringen av dokumentinformation är tydlig.

Riksarkivets styrning av informationshantering och arkivering omfattar dokumentinformationens hela livscykel. Fastställande av vilken information som ska arkiveras (förvaras varaktigt) görs i början av informationens livscykel, varvid dess beviskraft, tillförlitlighet och bevarande säkerställs genom att dokumentera informationens behandlingsfaser och ta fram tillräckliga metadata som verifierar användbarheten och tillgängligheten. Styrningen och bemyndigandet att meddela föreskrifter samordnas som en del av den styrning av informationshanteringen som hör till Finansministeriets förvaltningsområde.

Riksarkivet deltar i beredningen av informationshanteringsnämndens rekommendationer. Vid utveckling av livscykelhanteringen av dokumentinformation bedrivs även samarbete med universiteten.

Strategiskt mål 1.2. Digital arkivering är den primära arkiveringsmetoden inom den offentliga förvaltningen.

Riksarkivet främjar digital arkivering inom den offentliga förvaltningen genom att bestämma vilken dokumentinformation som ska arkiveras och massdigitalisera de material som ska arkiveras.
Beslutsberedningen i fråga om material som ska arkiveras baserar sig på bevarande- och gallringspolicyn och -strategin samt på kriterierna för fastställande av kulturhistoriskt värde.

Riksarkivets beslut och policyn för anskaffning av privata material säkerställer en täckande, objektiv och tillräcklig bild av samhället och samhällsaktörerna för forskningen. Vid fastställande av vilket material som ska arkiveras beaktas kraven i dataskyddslagstiftningen och de internationella och nationella riktlinjer som främjar god informationshantering.

Riksarkivet tar i främsta hand emot den dokumentinformation som ska arkiveras i digital form.
Digitalisering av de material som mottas i analog form och som hamnar utanför färdplanen för massdigitalisering främjas genom inrättande av ett center som på nationell nivå utvecklar och genomför digitalisering och hantering av specialmaterial. Systematiskt mottagande av digitalt material inleds när tjänsten för digital arkivering blir klar. De tjänster som Riksarkivet tillhandahåller gör det möjligt för myndigheter att göra direkta sökningar i den egna datan.

En systematisk och tillräcklig finansiering av massdigitaliseringen säkerställs i samarbete med Finansministeriet samt Undervisnings- och kulturministeriet. Massdigitaliseringens uppgift är också att garantera att det inte uppstår ett behov av att bygga mer arkivutrymme inom den offentliga förvaltningen.

Strategiskt mål 1.3. Genom mottagning av forskningsmässigt och kulturhistoriskt viktiga privatarkiv, tydlig arbetsfördelning mellan arkiven och gemensamma arbetsrutiner säkerställs att en mångsidig och tillförlitlig helhetsbild skapas av det finländska samhället och samhällsaktörerna under olika tidsperioder. Genom mottagning av elektroniska privatarkiv och digitalisering av analoga material ökar materialens användbarhet samtidigt som den samhälleliga verkningsfullheten stöds.

Privatarkiven utgör vid sidan av myndighetsarkiven en viktig kanal för dokumentationen av samhället. Privatarkiv tas emot av statsunderstödda arkiv, kommunala arkiv, universitetsarkiv och ett flertal andra arkiv. De statsbidragsbeslut som Riksarkivet ansvarar för och den möjlighet till nationell samordning av anskaffningspolicyn som privatarkivens delegation erbjuder stöder alla branschaktörers arbete och gör det mer effektivt och ändamålsenligt.

En allt större andel av materialen tas emot i elektronisk form. Digital mottagning av material är nödvändig för att det ska gå att skapa en äkta och beviskraftig helhetsbild av det nuvarande och framtida samhället. Digitalt material har skapats med hjälp av olika program och att tillgängliggöra dessa på ett enhetligt och enkelt sätt kräver satsning på ny kompetens och nya arbetsrutiner. Digitalisering av mottagna och arkiverade analoga material ökar privatarkivens användbarhet och förhindrar att dessa marginaliseras i en miljö där elektronisk informationshantering och publicering prioriteras.

Strategiskt mål 1.4. Arkivlagen reformeras så att den motsvarar behoven i en digital offentlig förvaltning. Internationella handlingsmodeller utgör grunden för reformen. Riksarkivets rätt att köpa eller kopiera nationellt betydelsefulla privatarkiv säkerställs genom att bevara befogenheterna till detta enligt den nuvarande arkivlagen.

I samband med reformen av arkivlagen förtydligas Riksarkivets ansvar för styrning och för att avge föreskrifter. Samtidigt fastställs rollen för Riksarkivets tjänst för digital arkivering som den offentliga förvaltningens gemensamma tjänst och utarbetas kriterier för bedrivande av en arkivverksamhet av allmänt intresse. Vid lagberedningen beaktas de principer och uppdragsbeskrivningar som utarbetats vid reformen av arkivlagarna i Sverige och Norge samt genomförandet i Finland av de gemensamma europeiska principer för informationshantering och arkivering som EU har satt som mål för sina medlemsländer.

Riksarkivets behov av mer resurser utreds och säkerställs. Riksarkivets rätt att överta, köpa eller kopiera privatarkiv som läggs ut till försäljning eller riskerar att förkomma bevaras även i den reformerade arkivlagen. Aktivt tillämpad stärker denna rätt Riksarkivets möjlighet att säkerställa att det nationellt viktiga dokumentära kulturarvet bevaras för kommande generationer.

2. Föregångare inom digitala arkivtjänster

Strategiskt mål 2.1. Hela 95 procent av Riksarkivets kunder använder webbtjänster som den enda servicekanalen. Flerkanaliga, datasäkra och lättanvända tjänster utvecklas i samarbete med samarbetspartner och kunder.

Webbtjänsterna är Riksarkivets primära servicekanal och deras nyttjandegrad ökas ytterligare under strategiperioden. Riksarkivet utnyttjar fördomsfritt ansvarsfull artificiell intelligens för att möjliggöra mångsidig användning av material och vid automatiskt skapande av metadata om material. Vid utveckling följs aktivt hur forskningen förändras internationellt och hur tekniken utvecklas. Det nordiska och europeiska samarbetet intensifieras särskilt i fråga om igenkänning av handskriven text och annan innehållsigenkänning.

Under strategiperioden görs satsningar på tjänstedesign för att tjänsterna ska bli enkla, attraktiva och visuellt enhetliga. Tjänsternas användarvänlighet utvecklas tillsammans med kunder och intressenter.

Vid utveckling av digitala tjänster samarbetar Riksarkivet nära med andra minnesorganisationer för att säkerställa tjänsternas kompatibilitet. Under strategiperioden utreds AHAA-systemets lämplighet som Riksarkivets långsiktiga metadatasystem samt användning av lösningar baserade på semantisk webbteknik inom den snabbt föränderliga informationshanteringen.

I samband med arbetet med att reformera arkivlagen definieras Riksarkivets roll som nationell producent av en metadatatjänst för arkivmaterial. Uppgiften förutsätter extra resurser.

Riksarkivet säkerställer kontinuitet i sina tjänster vid olika störningar och förbereder sig för ökande säkerhetshot.

Strategiskt mål 2.2. Riksarkivets webbtjänster stöder möjligheter att söka i och analysera data och datamassor.

Sökning i och användning av innehållsidentifierade material och registeruppgifter utvecklas så att de blir databaserade. Vid tjänsteproduktion beaktas även hur möjligheterna att kombinera och använda arkiverade registeruppgifter kan utvecklas i samarbete med universitet och forskningsinstitut. Principerna för användningstillstånd förnyas så att de motsvarar behoven i forskningsprocessen. Registeruppgifterna görs mer kombinerbara och lättanvända inom forskning och samhälleligt beslutsfattande i samarbete med forskningsorganisationer samt centrala ämbetsverk och andra aktörer inom branschen.

Vid innehållsigenkänning utnyttjas intressenters kunnande och de möjligheter som crowdsourcing erbjuder.

Strategiskt mål 2.3. Retroaktiv digitalisering tillgodoser behoven hos forskare och i forskningsprojekt. Riksarkivet främjar digitalisering på beställning och frivillig digitalisering och erbjuder digitalisering som en avgiftsbelagd tjänst särskilt för organisationer inom den offentliga förvaltningen. Crowdsourcing och frivilligverksamhet utnyttjas med beaktande av materialsäkerheten och säkerställande av tillräcklig kompetens hos dem som deltar.

I internationell jämförelse har Riksarkivet mycket digitaliserat material, vilket har gjort det möjligt att delta i nationella och internationella projekt som främjar modern användbarhet av material. Retroaktiv digitalisering av redan mottagna material fokuseras för att tillgodose behoven hos forskare och i forskningsprojekt. En modell skapas för att säkerställa långvarigt samarbete och en dialog vid prioritering av material. Dessutom erbjuds aktivt tjänster som främjar avgiftsbelagd digitalisering och digitalisering av privatarkiv. Digitaliseringsverksamheten fördelas stegvis på Riksarkivets samtliga verksamhetsställen. Målet är att trygga digitalisering av regionalt viktiga material för olika användargruppers behov.

Olika användargrupper visar allt större intresse för visuellt material. Retroaktiv digitalisering av och skapande av metadata för fotografimaterial samt att göra materialen fritt tillgängliga via webben främjas i samarbete med släktforskare och andra samarbetspartners. Riksarkivet strävar efter att påverka stiftelser för att de i sin finansieringspolitik ska beakta digitalisering av material och de många behoven av användning av digitalt material.

3. Övergripande infrastruktur för vetenskaplig forskning

Strategiskt mål 3.1. Riksarkivet bedriver aktivt internationellt och nationellt samarbete med universitet och andra aktörer vid utveckling av en digital forskningsprocess.

Riksarkivet deltar aktivt i internationella och nationella forskningsprojekt där användning av digitalt material i forskningssyfte utvecklas. I samarbetsprojekten utnyttjas särskilt sådant kunnande hos samarbetsparterna som ökar en mångsidig användning av material och förbättrar Riksarkivets tjänster. Detta förutsätter deltagande i finansieringsansökningar och god kännedom om utarbetande av finansieringsansökningar och om projekthantering.

Som resultat av projekten skapas forskningsinfrastrukturer, vars effektiva utnyttjande förutsätter samarbete med universitet och forskningsinstitut. Den nationella infrastrukturpolitikens uppgift är att dra upp riktlinjer för ansvarsfördelningen i fråga om upprätthållande och utveckling av de infrastrukturer som forskningen behöver. Riksarkivet tar fram en handlingsmodell för mottagning av forskningsdatabaser och anslutande av dessa till Riksarkivets tjänsteproduktion.

Strategiskt mål 3.2. Riksarkivet följer informationshanteringens utveckling inom forskningen och främjar kännedomen om och användbarheten av sina material inom olika vetenskapsområden.

Av Riksarkivets digitala material skapas genom innehållsigenkänning data för forskning inom olika vetenskapsområden. Klimatförändringarna och utmaningarna med hållbar utveckling ökar behovet av ett tvärvetenskapligt tillvägagångssätt och långa tidsserier av olika material. Riksarkivet samarbetar nära med universitet vid utveckling av forskningsinfrastrukturer och med att skapa forskningsförutsättningar som grundar sig på information och lämpliga arbetsrutiner för olika användningsändamål.

Intressentverksamhet och riktad kommunikation främjar kännedomen om och användningen av material.

4. Kompetent organisation som utvecklar sitt kunnande på lång sikt

Strategiskt mål 4.1. Riksarkivets ekonomi är stabil och förutsägbar och möjliggör långsiktig planering av verksamheten, ekonomin och personalpolitiken så att dessa stöder uppnåendet av de strategiska målen. Den avgiftsbelagda serviceverksamhetens och den externa projektfinansieringens andel av budgeten för löner och omkostnader är minst 20 procent på årsnivå.

Uppföljningen av verksamheten och ekonomin är fortlöpande och systematisk och ger ledningen och ledningsgruppen aktuell information om såväl det operativa och ekonomiska läget som genomförandet av de fastställda målen. Personalens deltagande i ledningsgruppen utökas, vilket gör det lättare för hela personalen att skapa sig en enhetlig bild av Riksarkivets mål och resultaten av verksamheten.

Tjänsteområdet Administrativa tjänster tillhandahåller proaktivt tjänster för substansfunktionerna. En betydande del av Riksarkivets resurser erhålls genom projekt utanför budgetfinansieringen. Riksarkivet stärker sin projektkompetens ytterligare och riktar in resurser på anskaffning och hantering av extern finansiering. Användningen av lokaler effektiviseras genom externa partnersamarbeten och den utgår från principerna för hållbar utveckling, dock utan att äventyra det nationellt betydelsefulla dokumentära kulturarvet.

Strategiskt mål 4.2. Inom personalens kompetens och personalutbildning betonas förmåga att hantera en digital miljö, nätverkande och Riksarkivets förmåga att sköta sina uppgifter över hela landet.

Digitaliseringen förändrar personalens arbetsuppgifter och kompetenskrav vid Riksarkivet. I början av strategiperioden görs en kompetenskartläggning utifrån de strategiska riktlinjerna. Nyrekryteringar och utbildning av den befintliga personalen grundar sig på denna kartläggning. Ledningen utbildas i förändringsledning och coachande ledarskap för att den ska kunna stödja personalen i förändringen och identifiera personalens individuella utvecklingsbehov samt utveckla Riksarkivets verksamhet i sin helhet enligt de strategiska riktlinjerna. I ledarskapet fästs särskild uppmärksamhet vid flexibel användning av resurser mellan tjänsteområdena.

Mentorverksamhet införs vid introduktion av nya medarbetare. Inom personalutbildningen ligger fokus på att öka de digitala färdigheterna och projektkompetensen samt på kommunikativa färdigheter. Riksarkivet främjar personalens sammanhållning och arbetshälsa.

Vid sidan av de digitala tjänsterna fortsätter den traditionella servicen i forskarsalarna under hela strategiperioden, men genom digitalisering, digitalisering av informationstjänstprocesserna och vidareutveckling av de elektroniska tjänsterna flyttas fokus målmedvetet till de elektroniska tjänsterna. Samarbete med den offentliga sektorn och andra arkivaktörer främjas för resurstilldelning till program och säkerställande av kundservicen. Besparingarna fokuseras till de traditionella informationstjänsterna. Inom Administrativa tjänster betonas användning av gemensamma tjänster inom statsförvaltningen och samarbete med andra aktörer inom den offentliga förvaltningen. Inom Administrativa tjänster utvecklas projektkompetens som stöder målen för substanstjänsterna. Vid ändamålsenlig och kostnadseffektiv resurstilldelning utnyttjas nationella och internationella jämförande utvärderingar.

Strategiskt mål 4.3. Riksarkivets mål är att det inte längre ska byggas nya förvaringsutrymmen för analoga material i Finland. Målet uppnås genom att satsa på mottagning av material i digital form, massdigitalisering av material som fortfarande finns hos myndigheter och retroaktiv digitalisering av redan mottagna material. Måluppfyllelsen stöds av ett tydligt förfaringssätt, där beslut fattas om både vilka material som ska förstöras och vilka material som ska arkiveras varaktigt utifrån det kulturhistoriska och vetenskapliga värdet. Materialhantering och välfungerande logistik stöder ändamålsenliga arbetsrutiner.

Riksarkivets materialhanteringssystem utökas till att omfatta dess samtliga analoga material. Senatfastigheters lokalhanteringssystem utnyttjas på riksomfattande nivå vid planering och schemaläggning av mottagningen och den logistiska planeringen av material som ska arkiveras. Riksarkivet utreder nyttjandegraden och lönsamheten av sina analoga tjänster under strategiperioden. Användningen av lokaler främjas genom att inleda partnersamarbete med aktörer inom den offentliga förvaltningen och producera gemensamma tjänster tillsammans med dessa.

Avtagande intäkter i form av tipsmedel påverkar Riksarkivets statsbidragsverksamhet. Tillsammans med de statsunderstödda arkiven utarbetar Riksarkivet utifrån det ekonomiska läget en utvecklingsplan om ändamålsenlig sammanslagning av de tjänster som dessa aktörer producerar samt gemensamma lokallösningar.

Strategiskt mål 4.4. Målen för hållbar utveckling beaktas i all verksamhet.

Den globala uppvärmningen är ett allvarligt hot mot hela mänskligheten. Den förutsätter målmedvetna lösningar som stöder hållbar utveckling. Riksarkivet effektiviserar användningen av sina verksamhetslokaler på både riksomfattande och lokal nivå. På alla sina verksamhetsställen genomför Riksarkivet en strategi som statsrådet har berett för att stärka samarbetet mellan offentliga tjänster.

Interna möten sköts på distans. Ett distansmötessystem utnyttjas så mycket som möjligt även i fråga om möten med externa intressenter.

Strategiskt mål 4.5. Den externa och interna kommunikationen ger kunderna, intressenterna och den egna personalen en tillförlitlig, aktuell och positiv bild av Riksarkivets verksamhet.

Riksarkivets externa kommunikation är interaktiv och aktiv. Dess centrala uppgift är att öka kännedomen om Riksarkivet samt dess material och tjänster. Kommunikationen stöder ledningen av Riksarkivet och främjar uppnåendet av de strategiska målen.

Inom den interna kommunikationen uppmuntras verksamhetsställena att aktivt sprida information om sin verksamhet. Samtliga verksamhetsställen har en kommunikationsansvarig, vars uppgift är att ge information om centrala evenemang och att främja intressentverksamheten inom hela Riksarkivet och lokalt.

Webben är den viktigaste kanalen för all Riksarkivets kommunikation. Användning av sociala medier utvecklas planenligt. Till forskningskulturen hör att föra en offentlig dialog, och den stöder bilden av Riksarkivet som en aktör som följer sina etiska värderingar och forskningsetiska principer.

Vid planering fästs uppmärksamhet vid kommunikationsetik i det allt mer polariserade samhället, där motsättningar ofta förvärras. Målet med all kommunikation är att främja en stark bild av Riksarkivet som en tillförlitlig aktör med gott anseende och en producent av kundorienterade tjänster. Huruvida detta lyckas utvärderas regelbundet genom att delta i jämförande utvärderingar och kundrespons inom den offentliga förvaltningen.