Överlåt ditt privata arkiv till Riksarkivet

Du kan som privatperson, medlem av familj eller släkt eller representant för en förening överlåta privat arkivmaterial till Riksarkivet. Då du planerar att överlåta arkivmaterial ska du först kontakta oss per e-post (kirjaamo@arkisto.fi). Material som lämnats utan att överlåtaren först tagit kontakt returneras.

Observera att vi tar emot material enbart som donationer och enbart material som omfattas av Riksarkivets anskaffningspolicy. Beslut om mottagande tas så snabbt som möjligt, men det kan kräva utredningsarbete, varvid beslut om mottagande kan dröja.

Vi tar emot både nationellt och regionalt betydande privatmaterial, likaså material som dokumenterar betydande samhälleliga fenomen. Vi tar i princip dock inte emot material som enligt den överenskomna fördelningen hör till anskaffningspolicyn i ett annat arkiv. Dessutom har hembygdsarkiv en roll för lagrande av privat material som är betydelsefullt på lokal nivå.

Material tas emot som så enhetliga helheter som möjligt. Däremot tar vi inte emot material som är nyare än 10 år från verksamma organisationer. Material som möglat eller är i dåligt skick tar vi emot enbart digitaliserade.

Som överlåtare har du ansvaret för att materialet är i överlåtelseskick. Ju bättre behandlat, katalogiserat och beskrivet materialet som ska överlåtas är, desto bättre bevaras det och intresserade kan hitta och använda det. 

Minimikrav och tilläggsinstruktioner för behandling och iståndsättande av materialet: 

Om du behöver instruktioner för material som är i digitalt format kan du vid behov ta kontakt med e-post (kirjaamo@arkisto.fi).

Överlåtelsetidpunkten ska alltid särskilt avtalas med Riksarkivets mottagande verksamhetsställe då man konstaterat att materialet är i överlåtelseskick. Då arkiv överlåts undertecknas ett meddelande om mottagande eller ett överlåtelseavtal där man kommer överens om användningsvillkor för materialet. Som överlåtare ska du ha rätt att överlåta materialet i fråga.

Då du kontaktar oss för att överlåta privata arkiv, ange följande om materialet

  • Vems materialet är, vilken tidsperiod det gäller och hur omfattandet materialet är
  • Vilka olika slags helheter som ingår (till exempel korrespondens, dagböcker, protokoll, fotografier, tidningsurklipp)
  • Finns det tidsmässiga eller innehållsmässiga luckor i materialet
  • I vilket skick är materialet (ordning, förvaringsmetoder, eventuella skador på dokument)
  • Är materialet delvis eller helt i digitalt format
  • Behöver föreningen eller donatorn fortfarande materialet eller en del av materialet i sin verksamhet

Information om tjänsten

  • Allmän vägledning är kostnadsfri.
  • Donerat material förvaras kostnadsfritt.
  • Omfattande vägledning ses som konsultering och är avgiftsbelagd.
  • Åtgärder för iståndsättande som utförs i Riksarkivet är avgiftsbelagda och överenskoms i förväg.
  • Priserna grundas på Riksarkivets prislista.
  • Överlåtaren ansvarar för lämnande av material till Riksarkivets verksamhetsställe enligt överenskommelse.
  • Personuppgifter behandlas på det sätt som förutsätts i EU:s dataskyddsförordning och den nationella lagstiftningen. Personuppgifter i privata arkiv som överlåts ska inte förstöras innan förvaringsvärdet har bedömts.