Nyheter

17.12.2019

Riksarkivets massdigitalisering framskrider till produktionsskedet

Riksarkivet konverterar de statliga myndigheternas handlingar i form av pappersmaterial som ska förvaras varaktigt till digitalt format. I och med massdigitaliseringen är handlingarna lättare att använda och bättre tillgängliga. De analogiska handlingarna förstörs efter att de har digitaliserats.

Under 2019 har Riksarkivet testat en ny process för massdigitalisering. I pilotprojektet digitaliserades cirka 400 hyllmeter handlingar som ska arkiveras av myndigheter, med ny teknik i en ny process enligt kraven på digitalisering med avsikt att förstöra. Fem organisationer inom statsförvaltningen deltog i pilotprojektet.

Pilotprojektet uppfyllde de centrala kriterier som hade fastställts och visade att den referensmetod som har planerats för massdigitaliseringen fungerar i praktiken. I pilotprojektet lyckades man uppnå den eftersträvade kvalitetsnivån för myndighetsberedningen, digitaliseringsproduktionens effektivitet samt kraven på digitalisering med avsikt att förstöra. Utifrån pilotprojektet framskrider massdigitaliseringen till produktionen med den nuvarande referensmetoden som grund. Pilotprojektets resultat har beskrivits mer i detalj i pilotprojektets slutrapport.

Under 2020–2023 digitaliseras huvudsakligen material som ingår i färdplanens grupp 1 i en takt på ca 1,5 hyllkilometer/år. De ämbetsverk och material som deltar i produktionen samt de mer exakta tidtabellerna planeras genom samarbete med ämbetsverken.

Massdigitaliseringens utveckling fortsätter

Massdigitaliseringens helhet utvecklas vidare utifrån de erfarenheter man har fått under pilotprojektet. De mest centrala målen för den fortsatta utvecklingen är de anknytande datasystem som används för att upplåta och förvara det digitaliserade materialet samt ämbetsverkens katalogiseringsarbete. Avsikten är att under våren ta i bruk en tjänstehelhet för elektronisk arkivering av digitaliserat material (SAPA), med hjälp av vilken det digitaliserade materialets långvariga bevaring i digitalt format säkerställs.

Det slutliga målet för massdigitaliseringen är att det analoga material som organisationer inom statsförvaltningen har i sin besittning konverteras till digitalt format och att det analoga materialet förstörs. Riksarkivets mål är att allt material som omfattas av färdplanen för massdigitalisering i sinom tid digitaliseras och tas emot av Riksarkivet uteslutande i digitalt format. Inledandet av massdigitaliseringens produktion möjliggör långsiktigt och systematiskt främjande av massdigitaliseringens helhet. Detta är bara början! 

Tack vare massdigitaliseringen befrias statsförvaltningens ämbetsverk från sina pappersarkiv och man kan i ämbetsverken övergå till att arbeta i en helt digital verksamhetsmiljö. I digitalt format är statsförvaltningens ämbetsverks material bättre tillgängligt för medborgarna, forskare och ämbetsverken själva. Massdigitaliseringen sparar även på kostnaderna för arkivlokaler i ämbetsverken och Riksarkivet.

Ytterligare information

Slutrapporten för pilotprojektet och en introduktionsvideo (endast på finska)

Allmänt om massdigitaliseringen

  • Mikko Eräkaski, utvecklingschef, 029 533 7234
  • Ville Kajanne, överinspektör, projektchef, 029 533 7030
  • E-post: fornamn.efternamn@arkisto.fi

Aktuellt >>

Framsida >>