Nyheter

10.09.2019

Riksarkivet utvecklar sin bevarande- och gallringstjänst för den offentliga förvaltningen

Riksarkivet har utvecklat sina tjänster för myndigheterna i enlighet med Riksarkivets strategi och den reviderade arkivlagen som trädde i kraft 2017. Riksarkivet har tagit i bruk en förnyad bevarande- och gallringstjänst som nu också omfattar en bedömning av det analoga bevarandeformatets kulturhistoriska värde. Dessutom har Riksarkivet utarbetat krav för digitalisering av den offentliga förvaltningens material, som syftar till förstöring av det analoga materialet.

Bedömning av det analoga bevarandeformatets kulturhistoriska värde och beslut om bevarandeformatet

Den viktigaste reformen inom bevarande- och gallringstjänsten är bedömningen av det analoga bevarandeformatets kulturhistoriska värde. För fastställandet av bevarandeformatet för analog dokumentinformation har Riksarkivet tagit fram kategorier och kriterier för bedömningen av om det analoga bevarandeformatet för dokumentinformationen har ett kulturhistoriskt värde. Dessutom har en nationell arbetsgrupp som Riksarkivet tillsatt och som består av bland annat företrädare för universiteten och musei- och bibliotekssektorn bistått vid utformningen av kriterierna för kulturhistoriskt värde. Riksarkivet har även utrett bevarande- och gallringspraxis i andra länder och planerat kriterierna under jämförelse med olika internationella alternativ.

Dokumentinformationens analoga bevarandeformat kan förstöras efter att gallringsbeslut fattats i de fall att villkoren i 11 § och 14 a § i arkivlagen uppfylls och dokumentinformationen har digitaliserats i enlighet med Riksarkivets krav rörande digitalisering som syftar till förstöring. Vid förstöring förstörs inte dokumentinformation och kontext, utan det analoga uttrycket som det digitala uttrycket ersätter.

Riksarkivets bedömningskategorier och bedömningskriterier vid beslut om analoga handlingars bevarandeformat (pdf)

Riksarkivets krav på digitalisering inriktad på förstöring

Riksarkivet har fastställt kravspecifikationer för digitalisering av analogt material vilket gör det möjligt att förstöra det analoga materialet efter att digitaliseringsprocessen har avslutats. Det huvudsakliga syftet med kraven är att beskriva processen och slutresultatet som möjliggör en förstöring av det analoga materialet så att informationsinnehållet fortfarande är tillgängligt i omfattande utsträckning trots att bevarandeformatet är digitalt i stället för analogt.

Kravspecifikationerna gäller för Riksarkivet och andra aktörer inom den offentliga förvaltningen som med stöd av arkivlagen (831/1994) strävar efter att förstöra de analoga uttrycken av dokumentinformation som ska bevaras efter att de digitaliserats. Förstöring av det analoga bevarandeformatet förutsätter Riksarkivets gallringsbeslut.

Kraven tillämpas när materialhelheter eller arkiverade material som bildats som resultat av ärendehantering eller annan verksamhet digitaliseras i efterhand. Kraven gäller inte digitalisering som genomförs i samband med att handlingen upprättas eller ärendet behandlas eller när till organisationen inkommande analoga handlingar omvandlas till digitalt format.

Inom massdigitaliseringens pilotprojekt genomför Riksarkivet digitaliseringen av material i enlighet med de fastställda kraven. Gallringsbeslut har fattats om pilotmaterialet i vilka det kulturhistoriska värdet har bedömts. Dessa åtgärder gör det möjligt att förstöra de analoga uttrycken när en pålitlig förvaring av materialet har säkerställts.

Riksarkivets specifikationer för digitalisering som syftar till förstöring av det analoga uttrycket (pdf på finska)

Webbplatsen styr utarbetandet av en gallringsframställan

Riksarkivet har förnyat bevarande- och gallringstjänstens webbplats, där det finns anvisningar för hur du gör olika slags gallringsframställningar. Gallringsframställan görs på blanketten för gallringsframställan. Med hjälp av blanketten är det möjligt att göra olika typer av framställningar till allt från att fastställa bevarandevärdet för dokumentinformation till att fastställa det kulturhistoriska värdet för analoga handlingar. Det finns instruktioner på blanketten för hur den ska fyllas i och relevanta bilagor bifogas gallringsframställan beroende på innehållet i framställan.

Länk till bevarande- och gallringstjänsten

Närmare information och kommentarer

Allmänna ärenden

direktör Veli-Matti Pussinen, myndighetstjänsterna, fornamn.efternamn@arkisto.fi, tfn 029 533 7261

Det analoga bevarandeformatets kulturhistoriska värde

specialplanerare Jenni Einola, myndighetstjänsterna, fornman.efternamn@arkisto.fi, tfn 029 533 7177

Kravspecifikationerna för digitalisering inriktad på förstöring

överinspektör Reko Etelävuori, infrastrukturtjänsterna, fornamn.efternamn@arkisto.fi, tfn 029 533 7010

Aktuellt >>

Framsida >>