Näin luovutat yksityisarkistosi Kansallisarkistoon

Voit yksityishenkilönä, perheen tai suvun jäsenenä tai järjestön edustajana luovuttaa yksityisarkistoaineistoja Kansallisarkistoon. Kun suunnittelet arkistoaineiston luovuttamista, ota aluksi meihin yhteyttä aineistotarjouslomakkeella.

Huomaa, että otamme vastaan aineistoja vain lahjoituksina ja vain sellaisia aineistoja, jotka kuuluvat Kansallisarkiston hankintapolitiikan piiriin. Vastaanottopäätös tehdään mahdollisimman nopeasti, mutta se voi vaatia selvitystyötä, jolloin päätös vastaanotosta voi viipyä. Ilman yhteydenottoa toimitettuja aineistoja ei oteta vastaan.

Otamme vastaan sekä valtakunnallisesti että alueellisesti merkittäviä yksityisarkistoja, samoin kuin merkittäviä yhteiskuntailmiöitä dokumentoivia aineistoja. Valtakunnallisesti, alueellisesti ja paikallisesti toimivien yhteisöjen alimman organisaatiotason arkistoista otetaan pääsääntöisesti vastaan vain tutkimuksen tarpeet turvaava otanta. Emme lähtökohtaisesti ota vastaan aineistoja, jotka kuuluvat sovitun kansallisen työnjaon mukaisesti jonkin toisen arkiston hankintapolitiikan piiriin. Lisäksi kotiseutuarkistoilla on roolinsa paikallisesti merkittävän yksityisen aineiston talteen saamisessa.

Aineistoja otetaan vastaan mahdollisimman eheinä kokonaisuuksina. Toisaalta yhä toiminnassa olevilta järjestöiltä emme ota vastaan 10 vuotta nuorempaa aineistoa. Homeisia tai huonokuntoisia aineistoja otamme vastaan vain digitoituina.

Luovuttajana sitoudut saattamaan aineistot luovutuskuntoon. Mitä paremmin luovutettava aineisto on käsitelty, luetteloitu ja kuvailtu, sitä varmemmin se säilyy ja on kiinnostuneiden löydettävissä ja käytettävissä.

Vähimmäisvaatimukset ja lisäohjeita aineiston käsittelyyn ja kunnostamiseen

Ohjeet ja kriteerit digitaalisessa muodossa olevan aineiston käsittelyyn ovat valmisteilla.

Luovutusajankohta sovitaan aina erikseen luovutuksen vastaanottavan Kansallisarkiston toimipaikan kanssa, kun on todettu, että aineisto on luovutuskunnossa. Arkistoja luovutettaessa allekirjoitetaan vastaanottotodistus tai luovutussopimus, jossa sovitaan aineiston käyttöehdot. Luovuttajana sinun tulee olla oikeutettu luovuttamaan kyseinen aineisto.

Tietoa palvelusta

  • Yleinen neuvonta ja ohjaus ovat maksuttomia.
  • Lahjoitetun aineiston säilytys on maksutonta.
  • Laajat ohjaustehtävät määritellään konsultoinniksi, joka on maksullista.
  • Kansallisarkistossa tehtävät kunnostamistoimenpiteet ovat maksullisia ja niistä sovitaan etukäteen.
  • Hinnat perustuvat Kansallisarkiston hinnastoon.
  • Luovuttaja vastaa luovutettavan aineiston toimittamisesta sovittuun Kansallisarkiston toimipaikkaan.
  • Henkilötietoja käsittelemme EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutettavista yksityisarkistoista ei pidä hävittää henkilötietoja ennen kuin niiden säilytysarvo on arvioitu.