Siirroista sopiminen

Onko organisaatiollasi yksi tai useampi digitaalinen aineistokokonaisuus, joka on arkistolain (831/1994) nojalla määrätty pysyvään säilytykseen eikä niiden tietosisältöihin kohdistu enää muutoksia? Aloita siirrosta sopiminen yhteydenotolla Kansallisarkistoon.

Siirrosta sopimisen vaiheeseen kuuluvat yhteydenotto Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun ja varsinainen siirrosta sopiminen.

  Siirtäjän muistilista:



Huomioi nämä asiat ennen siirrosta sopimista

Siirrettävällä aineistolla tulee olla ajantasainen Kansallisarkiston seulontapäätös arkistoitavista asiakirjatiedoista ja niiden pysyvästä säilyttämisestä yksinomaan digitaalisessa muodossa.

Aineisto voi olla joko julkista tai käyttörajoitettua, ja se voi sisältää henkilötietoja tai erityisiä henkilötietoryhmiä. Palveluun ei voi kuitenkaan siirtää turvallisuusluokiteltua aineistoa.

Siirtosopimuksesta ja -suunnitelmasta sovitaan yhteistyössä

Keskustelun tukena käytetään Kansallisarkiston asiakirjapohjia siirtosopimuksesta ja -suunnitelmasta. Siirtäjä ja Kansallisarkisto sopivat siirrosta, säilytyksestä tai arkistoinnista sekä tietopalveluvastuista ja ne kirjataan siirtosopimukseen (pdf).   Siirtäjä määrittelee aineiston säilyttämisen ja arkistoinnin vaiheet, erityisesti arkistointivaiheen alkamisajankohdan sekä aineiston käyttörajoitukset. Siirtäjä tuottaa myös aineistoon liittyviä kuvailutietoja ja mahdollista muuta oheisdokumentaatiota. Keskusteluissa sovitaan lisäksi aineistojen siirtoon liittyvistä muista hallinnollisista asioista.

Aineiston rekisterinpitäjä määräytyy sen mukaan, onko aineisto säilytys- vai arkistointivaiheessa (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679). Rekisterinpitäjä on vastuussa aineistoon liittyvästä tietopalvelusta ja tietoaineistojen turvallisuuden varmistamisesta.

Siirtosopimuksen liitteeksi siirtäjä laatii aineistolle siirtosuunnitelman (word),   jossa on täsmennetty aineisto, siirron aikataulu sekä muut aineiston kannalta oleelliset tiedot. Siirtosuunnitelma on valmis, kun sähköisen arkistoinnin palvelu on hyväksynyt sen.

Riskiarvio

Alkujaan digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaiseen tai pysyvään säilyttämiseen ja arkistointiin saattaa liittyä erilaisia riskejä. Riskit kartoitetaan aina tapauskohtaisesti, jos siirtäjä tai Kansallisarkisto katsoo sen tarpeelliseksi. Aloita täyttämällä riskiarviolomake (word).

Aineistojen kuvailu

Yksi osa siirron yksityiskohtien sopimista on aineiston vaatimien kuvailutietojen tuottaminen. Aineistotyypistä riippuen siirtäjä tuottaa kuvailutiedot. Tarvitset näitä kuvailutietoja, kun muodostat siirtopaketteja. Käytä Kansallisarkiston lomakepohjia, jotka löydät Ohjepankistamme.

  • SÄHKE2-aineisto
    • Valtaosa aineiston kuvailusta täydentyy automaattisesti siirron yhteydessä.
  • Digitoidut aineistot
    • Kuvaillaan erilliselle metatietolomakkeelle.
  • Muut tietoaineistot
    • Kuvaillaan erilliselle metatietolomakkeelle.

Siirtopaketin tekninen tunniste

Sopimisen yhteydessä saat Kansallisarkistolta siirron teknisen tunnisteen (AHAA-id), jota tarvitset siirtopaketin nimeämisessä. Ilman tätä tunnistetta aineistoa ei voi siirtää Kansallisarkistoon.

Siirrettävä aineisto ja siirtoerät

Kun siirrettävä aineisto on yksilöity Kansallisarkiston ja siirtäjän välisessä siirtosuunnitelmassa, sovitaan tarkemmin, muodostuuko siirrettävästä aineistosta yksi vai useampi siirtoerä eli looginen aineistokokonaisuus. Aineiston jakaminen esimerkiksi vuosikohtaisiin kokonaisuuksiin voi olla perusteltu ratkaisu. Jokaisesta siirtoerästä muodostuu oma siirtopaketti.

Sovitut siirtoerät muodostetaan siirtopaketeiksi, jotka viedään Kansallisarkiston siirtokäyttöliittymään.


Sähköisen arkistoinnin palvelu