Massadigitoinnin pilotti

Kansallisarkisto pilotoi uutta massadigitoinnin prosessia vuonna 2019. Pilotin päätyttyä marraskuussa 2019 Kansallisarkisto siirtyy asteittain massadigitoinnin tuotantovaiheeseen vuonna 2020.

Pilotoinnin tuloksista voit lukea loppuraportista.

Pilottiin osallistui viisi viranomaisorganisaatiota ­– Länsi-Uudenmaan käräjäoikeus, Fimea, Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos, työ- ja elinkeinoministeriö sekä Verohallinto.

Tavoitteet

Massadigitoinnin pilotin tavoitteena oli

  • digitoida noin 450 hyllymetriä viranomaisten arkistoitavia asiakirjoja uudella prosessilla ja teknologialla sekä hävittämiseen tähtäävän digitoinnin vaatimusten mukaan.
  • saada näyttöä digitointiprosessin mahdollisimman monen työvaiheen todellisista läpimenoajoista, laatutasosta sekä olemassa olevan ohjeistuksen selkeydestä ja lisäohjeistustarpeesta.

Pilotin vaiheet

Pilotin ensimmäisessä vaiheessa määriteltiin massadigitoinnin tiekartan pohjalta pilottiaineistot ja sovittiin niistä alustavasti pilottiviranomaisten kanssa. Tämän jälkeen viranomaiset valmistelivat oman aineistonsa siirtokuntoon ja luetteloivat sen pilottia varten laaditun ohjeistuksen mukaisesti. Ohjeistusta päivitetään pilotin kokemusten perusteella. 

Pilottia varten luotu viranomaisohjeistus löytyy Massadigitoinnin Julkaisut ja ohjeet-sivulta

Toisessa vaiheessa aineistot siirrettiin Kansallisarkistoon ja niiden digitointi aloitettiin. Digitoinnin jälkeen asiakirjojen analogisten kappaleiden hävittäminen on mahdollista, sillä Kansallisarkisto on laatinut analogisille pysyvästi säilytettäville asiakirjoille säilytysmuotoa koskevat päätökset.

Keskeinen osa pilottia on myös digitaalisen aineiston käytön ja käytettävyyden testaaminen. Pilottiviranomaiset saavat digitoidut aineistot käyttöönsä Kansallisarkiston uudistetussa Astia-verkkopalvelussa. Aineistojen käytettävyyden parantamiseksi digitoiduista kuvista tuotetaan myös konekirjoitetun tekstin tunnistus (OCR), mikä mahdollistaa kokotekstihaut aineistoon.

Tulokset analysoidaan

Pilotin päätyttyä 2019 marraskuussa sen tulokset analysoitiin ja raportoitiin ja ryhdyttiin valmistelemaan tuotantoon siirtymistä. Tuotannon alkuvaiheeseen siirtymistä tuetaan vuoden 2019 jälkipuoliskolla ja vuoden 2020 alkupuoliskolla laadittavilla muilla selvityksillä. 

Lisätiedot

Massadigitoinnin pilotti

Ylitarkastaja, projektipäällikkö Ville Kajanne, 029 533 7030, etunimi.sukunimi@arkisto.fi

Massadigitoinnin tuotantopäätöstä koskevat selvitykset

Kehittämispäällikkö Mikko Eräkaski, 029 533 7234, etunimi.sukunimi@arkisto.fi


Massadigitointi