Usein kysytyt kysymykset

Yleisperiaatteita siirroista massadigitointiin

Viranomaisvalmistelu

Digitoinnin aikana

AHAA ja sen käyttöönotto

Astia ja sen käyttöönotto

 

Yleisperiaatteita siirroista massadigitointiin

Voit lukea tarkemmin massadigitoinnista ja siihen liittyvistä yleisistä siirtoperiaatteista massadigitoinnin siirto-oppaasta.

Mitä organisaatioita massadigitointi koskee ja miksi jotkut organisaatiot tai aineistot on rajattu massadigitoinnin ulkopuolelle?

Massadigitointiin kuuluvat lähtökohtaisesti kaikki valtion viranomaiset, jotka arkistolain 14§ nojalla siirtävät pysyvästi säilytettävät eli arkistoitavat asiakirja-aineistonsa Kansallisarkistolle. Jos organisaatio ei ole arkistolain perusteella velvollinen siirtämään arkistoitavia tietoaineistoja Kansallisarkistolle, se ei kuulu massadigitoinnin piiriin.

Massadigitoinnin tiekartalla on määritetty digitointijärjestys ja digitoitavien aineistojen määrä. Massadigitoinnin siirto-oppaan luvussa 2.1 on tarkemmin kerrottu, mitkä aineistotyypit on rajattu massadigitoinnin ulkopuolelle. Koska massadigitoinnin tavoitteena on analogisten tietoaineistojen muuttaminen digitaaliseen muotoon laadukkaasti ja kustannustehokkaasti keskitetyn toteutusmallin ja tehokkaan laitteiston avulla, rajautuu osa ainestoista fyysisten ominaisuuksiensa vuoksi massadigitoinnin ulkopuolelle.

Maksaako massadigitointi jotakin siirtävälle viranomaiselle?

Massadigitointiin siirrettävien aineistojen siirtoajankohdalla on vaikutusta siirroista muodostuviin kustannuksiin ja velvoitteisiin. Massadigitoinnin tiekartan järjestyksen ja aikataulun mukaisissa siirroissa viranomainen vastaa analogisen aineiston viranomaisvalmistelusta ja sen kustannuksista. Lisäksi viranomaisella on aineiston tietopalveluvastuu, kunnes aineiston säilytysvaihe päättyy ja aineisto siirtyy arkistoiduksi. On hyvä huomata, että aineiston viranomaisvalmistelu massadigitointiin ei ole lisäkustannus organisaatiolle, vaan massadigitointiin siirrettävien aineistojen viranomaisvalmistelu on kevyempää verrattuna aineiston viranomaisvalmisteluun analogisena säilytettäväksi.

Jos aineistoja siirretään aikaistetusti, sovitaan muun muassa säilyttämisen ja tietopalvelun maksuista erikseen.

Siirtojen maksullisuusperiaatteet on kuvattu tarkemmin massadigitoinnin siirto-oppaan luvussa 4.

Organisaatiomme haluaa siirtää analogista aineistoa Kansallisarkistoon tilanpuutteen vuoksi mahdollisimman pian. Miten meidän tulee toimia?

Kansallisarkisto voi perustelluista syistä ottaa vastaan viranomaisen analogisen aineiston massadigitoinnin tiekartan suunnitellusta järjestyksestä ja aikataulusta poiketen Kansallisarkiston tiloihin odottamaan digitointia. Aikaistetut siirrot edellyttävät riittäviä säilytystiloja ja tietopalveluresursseja Kansallisarkistossa. Lisäksi on huomioitava viranomaisen valmiudet valmistella aineisto siirtokuntoon sekä Kansallisarkiston resurssit ohjata siirtoa. Jos samanaikaisesti on useampi taho halukas siirtämään aineistonsa ennakkoon, ovat etusijalla tiekartan järjestyksessä ensimmäisenä olevat.

Viranomainen vastaa siirrettävän aineiston siirto-, säilytys- ja tietopalvelukustannuksista siihen saakka, kunnes aineiston digitointi massadigitoinnissa alkaa.

Mahdollisissa aikaistetuissa siirroissa on otettava hyvissä ajoin yhteyttä sähköpostitse Kansallisarkiston kirjaamoon.  

Osana siirrosta sopimista määritetään siirrettävän aineiston säilytysvaiheen kesto ja arkistointivaiheen alkaminen? Mistä lähtökohdista ja miten asiaa tulisi tarkastella? Mitä merkitystä tällä määrittelyllä on?

Massadigitoinnin sopimuksen liitteessä ”Siirtosuunnitelma” ilmoitetaan kunkin aineiston osalta niiden säilyttämisvaiheen kesto / arkistointivaiheeseen siirtymisen ajankohta. Käsitteet ja velvoite määrittelyyn tulevat tiedonhallintalaista.

Säilyttämisen vaiheen määrittäminen perustuu tiedonhallintalakiin (21§), ja jokaisen viranomaisen vastuulla on määrittää säilytysajat. Säilyttämisen vaihe kestää niin pitkään, kun aineistoa tarvitaan alkuperäisiin käyttötarkoituksiin, tai luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttamiseksi ja todentamiseksi. Säilytysaikaa määrittäessä asiaa voi lähestyä esimerkiksi sen kautta, kauanko viranomainen säilyttäisi aineistoja ennen niiden hävittämistä, jos aineistoa ei olisi määrätty pysyvästi säilytettäväksi eli arkistoitavaksi.

Arkistointivaiheessa aineistoa käytetään pääasiassa tutkimukseen. Tietoaineistoa ei enää arkistoinnin jälkeen käsitellä alkuperäistä käyttötarkoitusta varten eli sitä tarkoitusta varten, miksi viranomainen on sen kerännyt.

Säilyttämisen vaiheessa viranomainen toimii tietoaineiston rekisterinpitäjänä, viranomaisella on oikeus käyttää aineistoa ja sillä on vastuu hoitaa aineistoon liittyvää tietopalvelua. Kun aineisto siirtyy arkistointivaiheeseen, siirtyy rekisterinpitäjyys Kansallisarkistolle.

Säilyttämisen ja arkistoinnin vaiheita on kuvattu tarkemmin Kansallisarkiston sivuilla (Säilytys ja arkistointi-käsitteet).

Tulisiko arkistointivaiheen alkaa koko siirrettävän kokonaisuuden osalta samaan aikaan vai voiko se vaihdella?

Aineiston sisällä arkistointivaiheeseen siirtyminen voi vaihdella. Esimerkiksi yksi kokonainen aineistokokonaisuus tai sarja voi siirtyä yhtä aikaa arkistointivaiheeseen, vaikka se sisältäisi monen ikäisiä asiakirjoja. Toisaalta kokonaisuuden sisältä aineistoa voi siirtyä myös vuosittain arkistoitavaksi, jos arkistointivaihe alkaa esimerkiksi 50 vuotta asiakirjan päiväyksestä tai laatimisesta.

On aineistokohtaista, miten säilytys- ja arkistointivaihe määritellään ja siirtyykö siirrettävä kokonaisuus yhtä aikaa arkistointivaiheeseen vai tapahtuuko siirtyminen esimerkiksi vaiheittain iän perusteella.

Voit lukea tarkemmin säilytys- ja arkistointikäsitteistä Kansallisarkiston sivuilta (Säilytys ja arkistointi -käsitteet).

Voidaanko siirto toteuttaa ennen Kansallisarkiston antaman seulontapäätöksen valmistumista?

Siirtoa ei voida tehdä, ennen kuin Kansallisarkiston antama seulontapäätös on valmis.

Viranomainen tarvitsee hyvissä ajoin, jo ennen siirrosta sopimista, ajantasaisen seulontapäätöksen, jotta siirrosta voidaan sopia ja viranomainen pystyy tekemään tarvittavat viranomaisvalmistelutoimet.

Viranomaisen tulee varmistaa, että siirrettävälle aineistolle on tehty arvonmääritys ja aineiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallista arvoa on arvioitu osana säilytysmuodosta päättämistä. Tarkemmat ohjeet seulontaesityksen laadinnasta löytyvät Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapalvelua koskevasta osiosta. 

Viranomaisvalmistelu

Voit tutustua tarkemmin ohjeistukseen viranomaisvalmistelusta ja siirtoihin liittyvistä työvaiheista Massadigitoinnin siirto-oppaassa.

Voiko viranomainen toteuttaa etukäteen siirtoa valmistelevia toimia?

Kansallisarkisto suosittelee, ettei isompia siirtovalmisteluja tehdä ennen kuin aineiston soveltuvuus massadigitointiin on päätetty ja aineiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo on määritelty osana seulontapäätöstä.

Hyviä ennakoivia toimia ovat aineistojen seulominen ja järjestäminen. Varhaisessa vaiheessa on hyvä tunnistaa myös kaikki aineistoon liittyvät käyttörajoitukset ja niiden perusteet.

Luettelointi ja kuvailutyön AHAAseen voi aloittaa, kun aineiston tarkennettu digitointivuosi on sovittu ja massadigitoinnin tiekartta päivitetty. Etupainotteista luettelointia ja kuvailua AHAA-järjestelmään ei ole mahdollista tehdä. Mahdolliset muutokset ja päivitykset AHAA-järjestelmässä sekä siirto-ohjeistuksessa voivat aiheuttaa viranomaiselle jälkikäteen mittavia korjaustöitä. Aineiston siirtokunnon ja AHAA-luetteloinnin on vastattava kulloinkin voimassa olevaa siirto- ja luettelointiohjeistusta. 

On myös hyvä huomioida, että massadigitointiin siirrettävä aineistokokonaisuus on aina hyvä katselmoida yhdessä Kansallisarkiston yhteyshenkilön kanssa, jotta aineiston massadigitointikelpoisuus tulee tarkistettua. Tehtävät toimenpiteet massadigitointiin siirrettäville aineistoille poikkeavat esimerkiksi analogisesti säilytettävien aineistojen siirtovalmistelusta.

Kansallisarkiston siirtojen ohjauksen ja neuvonnan resurssit on sidottu ensisijaisesti aina kuluvana ja seuraavana vuonna massadigitointiin siirrettävien aineistojen ohjaukseen. Etupainotteisesti siirtovalmisteluja tekeviä viranomaisia ohjataan ja aineistokatselmuksia tehdään vapaana olevien resurssien puitteissa.

Onko suosituksia säilytysvälineen kokoon tai muotoon liittyen?

Säilytysvälineiden on suojattava aineistoa niin, etteivät ne pääse kuljetuksen aikana vaurioitumaan tai sekoittumaan säilytysyksikön sisällä tai muiden säilytysyksiköiden sisällön kanssa. Säilytysyksikkö valitaan aineiston mukaan.

Säilytysyksiköiksi suositellaan sellaisia säilytysvälineitä, jotka suojaavat irrallaan olevan aineiston jokaiselta reunalta. Suojaamisessa ei ole suositeltavaa käyttää pahvilaatikoita tai muita isoja säilytysvälineitä lukuun ottamatta kortistolaatikoita, koska ne hidastavat asiakirjojen löydettävyyttä ja käytettävyyttä sekä vaikeuttavat aineistojen hyllyttämistä Kansallisarkiston tiloissa.

Katso tarkempi ohjeistus aineiston suojaamisesta siirto-oppaan luvusta 7.4.

Yksi arkistoyksikkö on jakautunut kahteen säilytysyksikköön. Miten tässä tilanteessa toimitaan?

Massadigitoinnin prosessiin ei voida ottaa arkistoyksiköitä, jotka ovat jakautuneet useampaan säilytysyksikköön.

Mahdolliset korjausvaihtoehdot ovat:

1) säilytysyksiköiden yhdistäminen yhteen säilytysyksikköön ja luettelointitietojen korjaaminen oikeaksi

2) arkistoyksikön jakaminen kahdeksi arkistoyksiköksi säilytysyksiköiden mukaisesti. Arkistoyksikkö voidaan jakaa a- ja b-yksiköiksi. Tällöin uusista arkistoyksiköistä tulee esimerkiksi yksiköt Aa:1a ja Aa:1b.

Onko asiakirjat säilytysyksikön sisällä käännettävä päälukusuuntaan?

Aineiston on oltava siinä järjestyksessä kuin se tahdotaan digitoitavan. Asiakirjojen sivujärjestyksen tulee olla oikea. Sekaisin olevat asiakirjat kannattaa kääntää päälukusuuntaan. 

Joissain tapauksissa asiakirjat on saatettu kiinnittää nipuiksi kiinnittimin tai liittimin, kuten niiteillä. Jotta aineisto mahtuu paremmin säilytysyksikköön, on mahdollista kääntää puolet aineistosta niin, että tekstin lukusuunta muuttuu, mutta sivujärjestys säilyy oikeana.

Voidaanko nimiötarrat kiinnittää vanhojen nimiöiden päälle?

Nimiöitä ei saa kiinnittää vanhojen nimiöiden päälle.  On mahdollista, että vanha nimiö irtoaa kuljetuksen tai digitointiprosessin aikana, jolloin myös uusi viivakoodillinen nimiö irtoaa.

Katso tarkempi ohjeistus säilytysyksiköiden viivakoodillisista nimiöistä siirto-oppaan luvusta 7.5.2.1. 

Siirrettävän aineistomme sidokset ja kansiot on suojattu avoimilla suojavälineillä. Lisäksi olemme suojanneet kortistot laatikkoon, jossa on irtokansi. Mihin säilytysyksiköiden viivakoodilliset nimiöt kiinnitetään?

Säilytysyksikön nimiö kiinnitetään aina varsinaiseen säilytysyksikköön, kuten sidoksen tai kansion selkämykseen. Nimiöitä ei saa liimata avonaisiin suojavälineisiin, sillä on mahdollista, että suojavälineen yhteys arkistoyksikköön häviää.

Samoin jos säilytysyksikkönä on pahvinen kortistolaatikko, nimiö kiinnitetään laatikko-osaan. Nimiötä ei saa kiinnittää kortistolaatikon kanteen.

Katso tarkempi ohjeistus säilytysyksiköiden viivakoodillisten nimiöiden kiinnittämisestä siirto-oppaan luvusta 7.5.2.1.

Ennen aineiston siirtoa Kansallisarkistoon on havaittu, että yksi säilytysyksikkö massadigitointiin tulevasta aineistosta puuttuu hyllystä. Se on kuitenkin luetteloitu AHAA:seen. Miten tämän suhteen toimitaan?

Jos hävinnyttä säilytysyksikköä ei löydy, on säilytysyksikön luettelointitiedot poistettava AHAA-järjestelmästä. AHAA:seen ei tule luetteloida mitään, mitä ei siirretä Kansallisarkistolle. Jos säilytysyksikkö myöhemmin löytyy, voidaan se luetteloida uudelleen AHAA:seen seuraavan siirron yhteydessä. Yksikön poistamisen lisäksi AHAA:n sarjatason kuvailuun lisätään tieto kadonneesta yksiköstä.

Jos aineiston luettelointi on jo hyväksytty AHAA-järjestelmässä, asiasta on tiedotettava siirron yhteyshenkilöä. AHAA-kuvailu on hyväksyttävä uudestaan muutosten tekemisen jälkeen. Siirron luovutustodistusta täytettäessä on varmistettava, että säilytysyksiköiden lukumäärä on oikein.

Digitoinnin aikana

Mikä on tietopalvelun viive, kun aineisto on massadigitoitavana?

Kansallisarkisto toteuttaa tietopalvelua massadigitointiin siirretystä analogisesta, ei vielä digitoidusta aineistosta vain viranomaiselle, ei kolmansille osapuolille. Tietopalvelun vasteaika on analogisesta aineistosta 5 työpäivää, jos kyseessä on viranomaiselle tullut ulkoinen pyyntö ja muissa tapauksissa 10 työpäivää.

Kun aineisto on käytettävissä digitaalisena, vastaa viranomainen säilyttämisen vaiheessa olevan aineiston tietopalvelusta. Arkistoitujen aineistojen osalta tietopalvelu toteutetaan Kansallisarkiston tavanomaisen tietopalvelun puitteissa (Kansallisarkiston tietopyyntöpalvelu).

Kuinka kauan aineiston digitointi kestää?

Digitoinnin kesto riippuu monesta asiasta, kuten aineiston laajuudesta ja sen ominaisuuksista, aineiston digitointinopeudesta, henkilöresursseista ja siitä, kuinka paljon muuta aineistoa on juuri sillä hetkellä digitoinnissa.

Lähtökohtaisesti aineisto on digitoitu sen kalenterivuoden aikana, jolle sen digitointi on suunniteltu. Digitoinnin vuosisuunnitelmat tehdään seuraaville vuosille massadigitoinnin tiekartan pohjalta yhteistyössä viranomaisten kanssa. Vuotta tarkempaa arviota digitointiajasta ei ole mahdollista antaa.

AHAA ja sen käyttöönotto

Voit lukea tarkemmat ohjeet AHAA:n käyttöönotosta sekä aineistojen luettelointi- ja kuvailutyöstä AHAA-luettelointi- ja kuvailuohjeesta.

Miten pääsemme aloittamaan AHAA-luetteloinnin?

Aineistonne massadigitoinnin siirtosopimuksen yhteydessä tehdään sopimus viranomaisen käyttöoikeudesta AHAA-järjestelmään (AHAA-sopimus). Sopimuksen jälkeen viranomaiselle luodaan järjestelmään käyttöoikeudet.

Kansallisarkisto luo pyynnöstä aineistokokonaisuuden viranomaiselle AHAA:seen. Tarkemmat ohjeet löytyvät AHAA-luettelointiohjeesta.

Voiko kaksi tai useampi luetteloija tehdä samaan aikaan luettelointia AHAA-järjestelmässä samaan aineistokokonaisuuteen?

Luettelointia voi tehdä useampi henkilö samaan aikaan saman aineistokokonaisuuden alle. Suosituksena kuitenkin on, että yhtä sarjaa luetteloi vain yksi henkilö kerrallaan.

Kuinka helposti AHAA:ssa pystyy muokkaamaan ja korjaamaan luettelointia ja kuvailuja?

AHAA:ssa on mahdollista tehdä muokkauksia yksitellen tai massana. On kuitenkin suositeltavaa huolellisesti suunnitella luetteloitavaa kokonaisuutta, sillä muokkaaminen ja mahdollisten virheiden korjaaminen voi olla huomattavan työlästä. Esimerkiksi osa korjauksista voi vaikuttaa nimiöihin, jolloin nimiöiden tulostamista ja kiinnittämistä voi joutua tekemään uudelleen.

AHAA:n luetteloinnin ja kuvailun suunnittelussa on hyvä ottaa huomioon aineiston loppukäyttö. Astiassa aineiston haku tapahtuu AHAA:seen syötettyjen kuvailu- ja luettelointitietojen perusteella.

Pitääkö ilmentymille syöttää analogiset tunnisteet?

Ilmentymille ei syötetä analogisia tunnisteita. Vain arkistoyksiköille ja säilytysyksiköille lisätään analogiset tunnisteet.

Merkitäänkö säilytysyksikön koko tarkasti AHAA-järjestelmään?

Massadigitointiin siirrettävien aineistojen osalta säilytysyksikköä ei tarvitse mitata eikä kokotietoja syöttää AHAA-järjestelmään, sillä massadigitoinnissa tavoitteena on hävittää analogiset aineistot. AHAA-järjestelmä antaa säilytysyksiköitä syötettäessä niille oletuskokotiedot, joita ei ole tarpeen muuttaa. Säilytysyksiköiden pakolliset metatiedot on ohjeistettu AHAA-luettelointi- ja kuvailuohjeen luvussa 9.2.

Missä määrin ja missä laajuudessa on tarpeen avata AHAA:seen luetteloitavien aineistojen yhteyttä sähköisiin aineistoihin? Kyseessä on tilanne, jossa tietoja on tietokannassa tai järjestelmässä, mutta ne ovat viranomaisen omassa käytössä eikä niitä ole luovutettu Kansallisarkistoon.

Yhteys sähköisiin aineistoihin tuodaan ilmi viranomaisen AHAA:seen laatimissa kuvailutiedoissa silloin, kun sähköisessä muodossa olevilla aineistoilla on merkitystä Kansallisarkistoon siirrettävien aineistojen käytön kannalta. Esimerkiksi jos aineiston hakemistona toimii jokin tietokanta tai asiankäsittelyjärjestelmä, on tämä tieto yhteydestä tuotava AHAA:seen.

AHAA:seen tuodaan esimerkiksi sarjatasolle tieto, minkä viranomaisen hallussa järjestelmä tai tietokanta on sekä kyseisen järjestelmän tai tietokannan nimi. Kuvailutiedoissa on myös syytä kuvata järjestelmän ja aineiston välistä suhdetta: mitä tietoja järjestelmästä voidaan saada ja miten ne auttavat oikean asiakirjan löytämisessä aineistosta.

Aineistossa on sidoksia, jotka on sijoitettu koteloihin. Mikä tässä tapauksessa on säilytysyksikön tyyppi AHAA-järjestelmässä?

Säilytysyksikön tyyppi valitaan sen mukaan, mikä on ensisijainen arkistoyksikön suoja ja mihin säilytysyksikön nimiö kiinnitetään.

Jos sidos on sijoitettu umpinaiseen koteloon, on säilytysyksikön tyyppi kotelo.

Voidaanko siirrettäväksi suunnitellun aineiston luettelointi hyväksyä AHAA:ssa sarjakohtaisesti vai onko koko aineistokokonaisuus hyväksyttävä kerralla? Voiko niihin sarjoihin, jotka on hyväksytty, lisätä arkistoyksiköiden ja säilytysyksiköiden nimiöt heti hyväksynnän jälkeen?

Kyllä, luettelointia voidaan hyväksyä myös sarjakohtaisesti. Suosituksena kuitenkin on, etteivät tarkastettavat ja hyväksyttävät kokonaisuudet ole suhteettoman pieniä, vaan esimerkiksi pienempiä sarjoja hyväksytään useampia kerrallaan. Arkistoyksiköiden ja säilytysyksiköiden nimiöiden lisääminen voidaan tehdä, kun luettelointi on hyväksytty.

Astia ja sen käyttöönotto

Miten pääsemme käyttämään Astiaa ja hyödyntämään digitoituja aineistojamme?

Tällä hetkellä käytössä on Pilotti-Astia, joka palvelee massadigitoinnissa mukana olevia viranomaisia, kunnes Kansallisarkistossa otetaan käyttöön kaikkia asiakkaita palveleva täysin uudistettu Astia. Käyttö edellyttää viranomaisella Virtu-tunnistautumista ja VirtuPersonEntitlement-laajennusta. Virtu-tunnistautumisesta ja VirtuPersonEntitlement-laajennuksesta saatte tarkemmin tietoa oman organisaationne ICT-asiantuntijoilta.

Virtu on valtionhallinnon yhteinen palvelu, jota käytetään organisaatiorajojen ylitse tapahtuvaan valtionhallinnon yhteisten palveluiden käyttäjätunnistukseen.

VirtuPersonEntitlement-attribuutin avulla viranomainen kykenee itse hallinnoimaan henkilökuntansa käyttöoikeuksia käyttörajoitettuihin kuviin.

Miten Astiasta haetaan asiakirjoja?

Aineistojen haku tapahtuu viranomaisen AHAA:seen syöttämien luettelointitietojen avulla.

Digitoidut kuvat ovat katseltavissa ja käytettävissä arkistoyksikkökohtaisesti. Digitoinnin yhteydessä asiakirjojen konekirjoitettu teksti OCR-tunnistetaan, mikä mahdollistaa arkistoyksikkökohtaiset tekstihaut.

Hakuja voi tehdä esimerkiksi henkilön nimen perusteella. Siksi aineistot siirtävän viranomaisen on aineistot tuntevana tarkastettava, sisältyykö aineistoon henkilötietoja ja määritettävä sille oikeanlaiset käyttörajoitukset.


 

 

Sivu päivitetty 11.9.2020. 


Massadigitointi