Hyppää pääsisältöön

Näin teet seulontaesityksen

Toimijan ja Kansallisarkiston välisenä yhteistyönä syntyy päätös pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodosta. Kaiken lähtökohta on esityksen tekijän oma näkemys toimintansa tuloksena syntyneiden asiakirjatietojen pysyvästä säilyttämisestä. Esitykset voivat koskea kertyviä, talteen otettavia asiakirjatietoja (ennakkoseulonta) tai jo kertyneitä asiakirjatietoja (taannehtiva seulontaesitys). Esitys voi koskea kaikkea toiminnassa syntyvää asiakirjatietoa tai osaa siitä.

Seulontaesitys tehdään seulontaesityslomakkeella, jolla on mahdollista tehdä erityyppisiä esityksiä asiakirjatietojen arvonmäärityksestä aina analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon määrittelyyn. Seulontaesityslomakkeen täyttäminen on ohjeistettu lomakkeessa ja esitykseen liitetään tarvittavat liitteet riippuen seulontaesityksen sisällöstä. Ennen seulontaesityksen tekemistä on tutustuttava huolellisesti lomakkeeseen ja sen täyttöohjeisiin.

Kansallisarkisto neuvoo seulontaesityksen laadinnassa ja järjestää tarvittaessa julkishallinnon toimijan käyttöön sen aineistoja koskevat aiemmat Kansallisarkiston ja sen edeltäjien pysyvää säilyttämistä ja säilytysmuotoa koskevat seulontapäätökset.

Kansallisarkisto pyrkii seulontapäätösten antamisessa kolmen kuukauden käsittelyaikaan. Mikäli tietoja joudutaan täydentämään valmistelun aikana, aika voi olla pidempi. Seulontaesityslomake liitteineen lähetetään Kansallisarkiston kirjaamoon (kirjaamo@arkisto.fi). Annettavasta päätöksestä ei peritä maksua. Kansallisarkiston kirjaamo toimittaa annetun päätöksen sähköisessä muodossa seulontaesityksen tehneelle toimijalle. Kansallisarkiston päätöksestä voi valittaa Helsingin hallinto-oikeuteen.