Hyppää pääsisältöön

Keskeiset käsitteet

Arvonmäärityksen ja seulonnan keskeiset käsitteet on määritelty taulukossa.

Käsite Selite
Arvonmääritys Arvonmääritys on asiakirjan elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi ja määräajan sekä kuinka kauan määräajan säilytettäviä asiakirjoja säilytetään. Arvonmääritys ohjaa seulontaa.
Seulonta

Seulonta on arvonmäärityksen toimenpanoa. Se voi olla ennakoivaa tai taannehtivaa. Seulonta kattaa seuraavat toimenpiteet:

  • pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen
  • analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen
  • pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen toisistaan
  • asiakirjojen hävittäminen säilytysajan päättymisen jälkeen.
Ennakkoseulonta Ennakkoseulonnalla tarkoitetaan asiakirjojen säilytysajan ja -muodon määrittelyä suunnitteluvaiheessa elinkaarimallin mukaisesti.
Taannehtiva seulonta Taannehtivalla seulonnalla tarkoitetaan arkistoon kertyneiden asiakirjojen jälkikäteen tapahtuvaa seulontaa ja hävittämistä.
Säilytysmuoto Asiakirjan alkuperäiskappaleella on joko digitaalinen tai analoginen muoto, ilmentymä, joka voi muuttua elinkaaren eri vaiheissa.
Hävittäminen Määräajan säilytettävän asiakirjan fyysinen (ml. tekninen) hävittäminen. Pysyvästi säilytettävän asiakirjan analogisen muodon, ilmentymän, hävittäminen digitoinnin jälkeen.
Kulttuurihistoriallinen arvo Pysyvästi säilytettävän analogisen asiakirjan ominaisuus, kulttuurihistoriallinen arvo, jonka vuoksi analoginen asiakirja säilytetään digitoinnin jälkeen pysyvästi myös analogisena ilmentymänä.
Asiakirja/asiakirjatieto Yhteisön tehtävien hoitamisen tai henkilön toiminnan tuloksena syntyvä tai saapuva tieto. Toimija on tuottanut tai vastaanottanut tiedon osana tehtäviään ja säilyttää sitä tietovarantona sekä todisteena. Se on kirjallinen, kuvallinen tai muulla tavalla aikaan saatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.
Analoginen asiakirja Paperisessa tai muussa käsin kosketeltavassa muodossa laadittu asiakirja (esim. käsin kirjoitetut paperiasiakirjat, tietojärjestelmistä otetut paperitulosteet, sidokset, kortistot, kartat, piirustukset, valokuvavedokset, negatiivit, lasinegatiivit, mikrofilmirullat ja mikrofilmikortit).
Digitaalinen asiakirja Sähköisessä muodossa laadittu tai sähköiseen muotoon teknologian avulla muunnettu asiakirja.
Alkujaan digitaalinen/syntysähköinen Alun perin sähköisessä muodossa laadittu.
Toimija Arkistonmuodostaja, organisaatio tai muu taho, jonka omistamaan aineistoon arvonmääritys ja seulonta kohdistuvat. Seulontaesityksen tekijä.