Hyppää pääsisältöön

Arvonmäärityksen ja seulonnan jaettu vastuu ja roolit

Kansallisarkisto määrää julkishallinnon toimijan esityksestä, mitkä asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi osana kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Lisäksi Kansallisarkisto päättää pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen säilytysmuodosta. Kansallisarkiston toimivalta edellä mainittuihin tehtäviin perustuu voimassa olevan arkistolain (831/1994) pykäliin 8, 11 ja 14 a. Arkistolain § 1 on määritelty ne julkishallinnon toimijat, joiden on noudatettava arkistolakia ja Kansallisarkiston antamia määräyksiä ja ohjeita.

Arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteena on varmistaa, että asiakirjatiedot säilyvät niin kauan kuin niillä on merkitystä toimijan toiminnan, oikeudellisten näkökohtien ja tutkimuksen turvaamiseksi. Tämän takia kaikille toimijan toiminnan yhteydessä kertyville asiakirjatiedoille on määritettävä säilytysaika ja -muoto. Arkistolain mukaisesti vastuu arvonmäärityksestä ja seulonnasta on jaettu Kansallisarkiston ja julkishallinnon toimijoiden kesken siten, että pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedosta ja niiden säilytysmuodosta päättää Kansallisarkisto. Määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysajat ja -muodot määrittelee toimija ottaen huomioon säädökset sekä oikeudelliset ja oman toiminnan tarpeet. Asiakirjatiedot saa hävittää vasta niiden säilytysarvon määrittelyn jälkeen. Tämä tarkoittaa sitä, ettei julkishallinnon toimija voi hävittää tietojärjestelmäänsä tai arkistoonsa kuuluvia asiakirjatietoja ennen kuin Kansallisarkisto on voinut arvioida, ovatko ne tutkimus- tai muulta arvoltaan niin merkittäviä, että ne on säilytettävä pysyvästi. Asiakirjatietoja hävitettäessä tietosuoja on varmistettava ja erityistä huolellisuutta on noudatettava salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen hävittämisessä.