Arvonmäärityksen ja seulonnan jaettu vastuu ja roolit

Kansallisarkiston toimivalta arkistoinnin osalta perustuu arkistolain pykäliin 8, 11 ja 14 a. Arkistolain 1 §:ssä on määritelty ne julkishallinnon toimijat, joiden on noudatettava arkistolakia ja Kansallisarkiston antamia määräyksiä ja ohjeita. Myös ne yksityiset toimijat, jotka hoitavat julkista tehtävää (1 § 1 mom. kohta 6) ovat velvoitettuja noudattamaan arkistolakia ko. tehtävistä kertyvien asiakirjatietojen osalta.

Arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteena on varmistaa, että asiakirjatiedot säilyvät niin kauan kuin niillä on merkitystä toimijan toiminnan, oikeudellisten näkökohtien ja tutkimuksen turvaamiseksi. Tämän takia kaikille toimijan toiminnan yhteydessä kertyville asiakirjatiedoille on määritettävä säilytysaika ja -muoto. Arkistolain ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti vastuu asiakirjojen säilytysaikojen määrittelystä sekä arvonmäärityksestä ja seulonnasta on jaettu Kansallisarkiston ja julkishallinnon toimijoiden kesken. Arkistoitavista asiakirjatiedosta ja niiden säilytysmuodosta päättää Kansallisarkisto toimijoiden esitysten perusteella.

Määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysajat ja -muodot määrittelee toimija ottaen huomioon säädökset sekä oikeudelliset ja oman toiminnan tarpeet. Asiakirjatiedot saa hävittää vasta alkuperäisen käyttötarkoituksen päättymisen ja niiden säilytysarvon määrittelyn jälkeen. Tämä tarkoittaa sitä, ettei julkishallinnon toimija voi hävittää tietojärjestelmäänsä tai arkistoonsa kuuluvia asiakirjatietoja ennen alkuperäisen käyttötarkoituksen päättymistä tai ennen kuin Kansallisarkisto on voinut arvioida, ovatko ne tutkimus- tai muulta arvoltaan niin merkittäviä, että ne on arkistoitava eli säilytettävä pysyvästi arkistolain (8 §) mukaisesti. Tietosuoja on varmistettava asiakirjatietoja hävitettäessä. Erityistä huolellisuutta on noudatettava salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen hävittämisessä.