Usein kysytyt kysymykset

Miten saan käyttööni Kansallisarkiston aiemmin antamat seulontapäätökset?

Kansallisarkisto on digitoinut vuosien 1952–2006 paperimuotoiset seulontapäätösasiakirjat ja avannut ne käyttöön Astia- ja Vakka-verkkopalveluissa sekä Digitaaliarkistossa. Asiakirjat ovat haettavissa em. palveluista aineistokokonaisuuksista Kansallisarkisto I ja Kansallisarkisto II. Lisätietoja asiakirjojen kuvailun rakenteesta ja käytöstä on erillisessä tiedotteessa.

Keskeiset vuoden 2006 jälkeen annetut valtionhallintoa ja kuntia koskevat seulontapäätökset ja määräykset on julkaistu Kansallisarkiston kotisivuilla

Yksittäisiä toimija- ja tietojärjestelmäkohtaisia seulontapäätöksiä voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta (kirjaamo@arkisto.fi).

Mikä on Suomen Kuntaliiton rooli seulontaesitysten tekemisessä?

Kuntaliitto tai mikään muu toimija ei vastaa tällä hetkellä (10/2021) arvonmääritystä koskevien seulontaesitysten tekemisestä Kansallisarkistolle.

Kansallisarkiston, Kuntaliiton ja Tiedonhallintalautakunnan tavoitteena on, että jatkossa Kansallisarkisto voisi määrätä mahdollisimman kattavasti julkishallinnon (ml. kuntasektori) arkistoitavista asiakirjatiedoista Tiedonhallintalautakunnan antamien säilytysaikasuositusten perusteella. Toimintamallin toimivuutta ei kuitenkaan ole vielä testattu käytännössä (10/2021).

Yksittäiset kunnat tekevät edelleen analogisten aineistojen säilytysmuotoa koskevat esitykset Kansallisarkistolle.

Miten saan käyttööni muut kuntia koskevat seulontapäätökset kuin toimialakohtaiset julkaisut vuodelta 1989 sekä 2000- ja 2010-luvuilta?

Pääosin Kansallisarkiston ja sen edeltäjien antamat seulontapäätökset sisältyvät edellä mainittuihin julkaisuihin, jotka ovat saatavilla myös digitaalisessa muodossa Suomen Kuntaliiton verkkosivuilla. Näihin julkaisuihin sisältymättömiä seulontapäätöksiä ja niiden perustelumuistioita voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta (kirjaamo@arkisto.fi).

Näitä ovat esimerkiksi uusimmat toimialakohtaiset seulontapäätökset ja terveydenhuollon potilasasiakirjoja ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskevat seulontapäätökset sekä vuoden 1989 julkaisuihin sisältymättömät kansakoulujen ja kansanhuoltolautakuntien asiakirjoja koskevat seulontapäätökset. 

Mistä voimme pyytää neuvoa aiemmin annetun seulontapäätöksen soveltamisessa ja tulkinnassa?

Päätösten soveltamista ja tulkintaa koskevat kysymykset osoitetaan Kansallisarkiston viranomaispalvelujen neuvonta- ja ohjauspalvelulle (viranomaisohjaus@arkisto.fi).

Siirtojen ohjaajat neuvovat massadigitoinnin tiekartalle sijoitettujen, jo käynnistyneisiin siirtoihin sisältyvien aineistojen seulontaan liittyvissä kysymyksissä (massadigitointi@arkisto.fi). Massadigitointiin siirrettävien aineistojen seulonnan toteuttaminen ohjeistetaan Massadigitoinnin siirto-oppaassa (pdf, luku 7.2 Määräajan säilytettävän aineiston seulonta).

Mitkä ovat keskeiset kriteerit yksityisen toimijan julkisen tehtävän määrittelyssä?

Arkistolakia sovelletaan yksityisiin toimijoihin niiden hoitaessa julkista tehtävää, josta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja (1 § 1 mom. 6. kohta). Julkinen tehtävä määräytyy siis julkisuuslain soveltamisalan kautta. Peruskriteereitä soveltamisessa ovat lisäksi tehtävän säädös- tai määräyspohjaisuus ja julkisen vallan käyttö tehtävän hoitamisessa. Julkisen tehtävän hoito on viranomaistoimintaa, jossa käytetään julkista valtaa. Julkisen vallan käyttöä ei ole oikeudellisena käsitteenä kuitenkaan tarkkarajaisesti määritelty.

Mikäli yksityinen toimija on epävarma siitä, pitääkö sen tehdä seulontaesitys Kansallisarkistolle, asiaa kannattaa tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta.

Tarvitaanko seulontapäätös, kun sähköinen arkistointi käynnistyy?

Kuntaorganisaatiomme asianhallinnassa ja palvelujen hallinnassa ollaan ottamassa käyttöön asianhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen arkistoinnin. Kansallisarkisto on tähän mennessä antanut säilytysmuotoa koskevia seulontapäätöksiä kaikkia kuntia koskien. Tulisiko organisaatiomme hakea Kansallisarkistolta säilytysmuotoa koskevaa seulontapäätöstä, kun aineistoa ryhdytään pääsääntöisesti arkistoimaan sähköisessä muodossa?

Organisaationne ei tarvitse tehdä Kansallisarkistolle seulontaesitystä ja pyytää päätöstä asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista) yksinomaan digitaalisessa muodossa. Kansallisarkiston tavoitteena on, että tiedot arkistoitaisiin digitaalisessa muodossa aina kun se on mahdollista.

Aiemmin Kansallisarkisto antoi määräajan voimassa olevia sähköisen säilyttämisen lupapäätöksiä, mutta tästä toimintatavasta luovuttiin vuoden 2017 aikana. Kansallisarkisto kumosi vuoden 2018 aikana aiemmin määräaikaisina annetut organisaatiokohtaiset päätökset ja antoi uudet, toistaiseksi voimassa olevat päätökset.

Kansallisarkiston tavoitteena on antaa 1.1.2022 voimaan tuleva yleinen määräys, jolla määrättäisiin julkishallinnon tiedot (1.1.2022 alkaen muodostuvat) pääsääntöisesti arkistoitavaksi yksinomaan sähköisessä muodossa. Tavoitteena, että samassa määräyksessä kumotaan myös kaikki aiemmin annetut seulontapäätökset niissä määriteltyjen tiedostomuotojen (formaatit) osalta. Jatkossa KA määrittelee arkistoitavilta tietoaineistoilta edellytetyt tiedostomuodot formaattiohjeella tms. ohjeistuksella, tämä antaa enemmän vaihtoehtoja arkistoitavan tietoaineiston muodostamiselle. Kansallisarkisto laittaa määräysluonnoksen lausuttavaksi syksyn 2021 aikana.

Kansallisarkiston SÄHKE2-normissa on huomioitu tiedon elinkaarta, metatietoja ja metatietojen tuottamista sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin näkökulmasta. Sähke2 ohjaa arkistoinnin lisäksi asianhallintaa, joka tiedonhallintalain myötä on siirtynyt ensisijaisesti Tiedonhallintalautakunnan tehtäväksi. Asianhallinnan metatietojen osalta kannattaa tutustua Tiedonhallintalautakunnan suositukseen asiankäsittelyn metatiedoista. Sähke2-määräyksen sisältöä arvioidaan parhaillaan uudestaan Kansallisarkistossa, ja osa sen sisällöstä muutetaan ohjeeksi. Esimerkiksi tiedonohjausta ei voida enää pitää velvoittavana vaatimuksena, vaan metatietoja voi tuottaa muillakin tavoin.

Sinänsä Sähke2-mukaiset järjestelmät ja tiedonohjaus luovat edelleen turvallisen perustan sähköiselle säilyttämiselle. Laajemmin sähköistä säilyttämistä tarkastellessa on tärkeää ottaa huomioon se, että tietojen säilyttäminen on aina aktiivista ja suunnitelmallista toimintaa. Etukäteen tulisi suunnitella myös, miten tiedon säilyminen varmistetaan ja mitä toimenpiteitä esim. järjestelmän käytön päättyminen aikanaan edellyttää. Arkistoitavat ja mahdollisesti säilytysjärjestelmään tai pitkäaikaissäilytykseen siirrettävät tiedot tulee voida tunnistaa ja yksilöidä järjestelmästä yhtä lailla luotettavasti.

Tietosuojaan ja tietoturvallisuuteen liittyvät tekniset ja hallinnolliset toimet tukevat myös sähköistä säilyttämistä. Arkistoinnin ja säilyttämisen näkökulmasta on lisäksi varmistettava erityisesti tiedon ymmärrettävyys ja löydettävyys. On tärkeää, että tiedonhallinnan kuvaukset, tiedon kuvailu ja dokumentointi ja tiedon yhteydessä olevat metatiedot kuvaavat tiedon alkuperää, rakennetta, kontekstia, sisältöä, suhteita muuhun tietoon sekä käyttörajoituksia ja hallintaa elinkaaren kaikissa vaiheissa.

Tietoturvallisuudesta ohjeistaa Tiedonhallintalautakunta.