Usein kysytyt kysymykset

Miten saan käyttööni Kansallisarkiston aiemmin antamat seulontapäätökset?

Kansallisarkisto on digitoinut vuosien 1952–2006 paperimuotoiset seulontapäätösasiakirjat ja avannut ne käyttöön Astia- ja Vakka-verkkopalveluissa sekä Digitaaliarkistossa. Asiakirjat ovat haettavissa em. palveluista aineistokokonaisuuksista Kansallisarkisto I ja Kansallisarkisto II. Lisätietoja asiakirjojen kuvailun rakenteesta ja käytöstä on erillisessä tiedotteessa.

Keskeiset vuoden 2006 jälkeen annetut valtionhallintoa ja kuntia koskevat seulontapäätökset ja määräykset on julkaistu Kansallisarkiston kotisivuilla

Yksittäisiä toimija- ja tietojärjestelmäkohtaisia seulontapäätöksiä voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta (kirjaamo@arkisto.fi).

Mikä on Suomen Kuntaliiton rooli seulontaesitysten tekemisessä?

 

Sekä kuntien, Suomen Kuntaliiton että Kansallisarkiston tavoitteena on, että kaikkia kuntia koskevat eri toimialojen seulontaesitykset (arvonmääritys) tekee Suomen Kuntaliitto yhteistyössä kuntien ja Kansallisarkiston kanssa.

Yksittäiset kunnat tekevät analogisten aineistojen säilytysmuotoa koskevat esitykset Kansallisarkistolle. Suomen Kuntaliitto ei tee kaikkia kuntia koskevia esityksiä analogisten aineistojen säilytysmuodosta. 

Miten saan käyttööni muut kuntia koskevat seulontapäätökset kuin toimialakohtaiset julkaisut vuodelta 1989 sekä 2000- ja 2010-luvuilta?

Pääosin Kansallisarkiston ja sen edeltäjien antamat seulontapäätökset sisältyvät edellä mainittuihin julkaisuihin, jotka ovat saatavilla myös digitaalisessa muodossa Suomen Kuntaliiton verkkosivuilla. Näihin julkaisuihin sisältymättömiä seulontapäätöksiä ja niiden perustelumuistioita voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta (kirjaamo@arkisto.fi).

Näitä ovat esimerkiksi uusimmat toimialakohtaiset seulontapäätökset ja terveydenhuollon potilasasiakirjoja ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskevat seulontapäätökset sekä vuoden 1989 julkaisuihin sisältymättömät kansakoulujen ja kansanhuoltolautakuntien asiakirjoja koskevat seulontapäätökset. 

Mistä voimme pyytää neuvoa aiemmin annetun seulontapäätöksen soveltamisessa ja tulkinnassa?

Päätösten soveltamista ja tulkintaa koskevat kysymykset osoitetaan Kansallisarkiston viranomaispalvelujen neuvonta- ja ohjauspalvelulle (viranomaisohjaus@arkisto.fi).

Siirtojen ohjaajat neuvovat massadigitoinnin tiekartalle sijoitettujen, jo käynnistyneisiin siirtoihin sisältyvien aineistojen seulontaan liittyvissä kysymyksissä (massadigitointi@arkisto.fi). Massadigitointiin siirrettävien aineistojen seulonnan toteuttaminen ohjeistetaan Massadigitoinnin siirto-oppaassa (pdf, luku 7.2 Määräajan säilytettävän aineiston seulonta).

Mitkä ovat keskeiset kriteerit yksityisen toimijan julkisen tehtävän määrittelyssä?

Arkistolakia sovelletaan yksityisiin toimijoihin niiden hoitaessa julkista tehtävää, josta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja (1 § 1 mom. 6. kohta). Julkinen tehtävä määräytyy siis julkisuuslain soveltamisalan kautta. Peruskriteereitä soveltamisessa ovat lisäksi tehtävän säädös- tai määräyspohjaisuus ja julkisen vallan käyttö tehtävän hoitamisessa. Julkisen tehtävän hoito on viranomaistoimintaa, jossa käytetään julkista valtaa. Julkisen vallan käyttöä ei ole oikeudellisena käsitteenä kuitenkaan tarkkarajaisesti määritelty.

Mikäli yksityinen toimija on epävarma siitä, pitääkö sen tehdä seulontaesitys Kansallisarkistolle, asiaa kannattaa tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta.