Seulontaesityksen tekeminen

Toimijan ja Kansallisarkiston välisenä yhteistyönä syntyy päätös arkistoitavista eli arkistolain mukaan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodosta (seulontapäätös). Lähtökohtana on esityksen tekijän oma näkemys toimintansa tuloksena syntyneiden asiakirjatietojen arkistoinnista. Esitykset voivat koskea kertyviä, talteen otettavia asiakirjatietoja (ennakkoseulonta) tai jo kertyneitä asiakirjatietoja (taannehtiva seulonta). Esitys voi koskea kaikkea toiminnassa syntyvää asiakirjatietoa tai osaa siitä.

Seulontaesitys tehdään seulontaesityslomakkeella (word), jolla on mahdollista tehdä erityyppisiä esityksiä asiakirjatietojen arvonmäärityksestä aina analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon määrittelyyn. Esitykseen lisätään tarvittavat liitteet, jotka voivat vaihdella seulontaesityksen sisällön mukaan. Seulontaesityslomakkeen lopussa oleva täyttöohje on saatavilla myös erillisenä PDF-versiona.

Seulontaesityksen tekijän on tutustuttava lomakkeeseen ja täyttöohjeeseen huolellisesti ennen seulontaesityksen tekemistä. Puutteellisin tiedoin tehdyt esitykset hidastavat päätöksen valmistelua Kansallisarkistossa. Seulontaesityslomake liitteineen lähetetään Kansallisarkiston kirjaamoon (kirjaamo@arkisto.fi).

Kansallisarkisto neuvoo seulontaesityksen laadinnassa ja järjestää tarvittaessa julkishallinnon toimijan käyttöön aiemmat sen aineistoja koskevat seulontapäätökset. Lisätietoja kohdassa Usein kysytyt kysymykset.

Kansallisarkisto pyrkii seulontapäätösten antamisessa kuuden kuukauden käsittelyaikaan. Mikäli seulontaesityksen tietoja joudutaan täydentämään valmistelun aikana, aika voi olla pidempi. Annettavasta päätöksestä ei peritä maksua. Kansallisarkiston kirjaamo toimittaa annetun päätöksen sähköisessä muodossa seulontaesityksen tehneelle toimijalle. Kansallisarkiston päätöksestä voi valittaa Helsingin hallinto-oikeuteen.