Arvonmääritys- ja seulontapalvelu

Arkistolain (831/1994) nojalla Kansallisarkisto määrää julkishallinnon toimijoiden arkistoitavista asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodosta. Arkistoinnilla tarkoitetaan tässä yhteydessä ainoastaan arkistolain mukaista pysyvää säilyttämistä (8 § 3 momentti). Päätökset arkistoitavista asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodosta (seulontapäätökset) tehdään yhteistyössä Kansallisarkiston ja julkishallinnon toimijan kanssa.

Katso myös ohje Koronapandemia-ajan tietojen arkistointi julkisessa hallinnossa (pdf)

Päätökset ja määräykset voivat koskea yhtä tai useampaa toimijaa. Kunnille seulontapäätökset annetaan pääsääntöisesti kaikkia kuntia koskevina.

Valmistelun lähtökohta on toimijan eli arkistonmuodostajan seulontaesitys. Joissain tapauksissa seulontaesityksen laatija ei ole arkistonmuodostaja, jonka toiminnasta asiakirjatiedot ovat muodostuneet, vaan toiminnan jatkaja tai muutoin asiakirjatiedoista vastuussa oleva taho.

Arvonmääritys on julkishallinnon toimijoiden tehtävien, toimintakontekstin, kertyvien asiakirjatietojen sekä niiden käytön arviointia, jonka perusteella määritellään arkistoitavat ja määräajan säilytettävät asiakirjatiedot.

Seulonta on vastaavasti arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista. Seulontaan kuuluu asiakirjatietojen säilytysmuodon määrittely, analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen sekä arkistoitavien ja määräajan säilytettävien asiakirjatietojen erottaminen toisistaan.

Arvonmääritys kohdistuu pääosin erityyppisissä tietojärjestelmissä käsiteltäviin aineistoihin eli alkujaan digitaalisiin (syntysähköisiin) asiakirjatietoihin asianhallintajärjestelmissä, rekistereissä ja tietokannoissa.

Analogisten asiakirjojen osalta päätetään arvonmääritystä vailla olevien asiakirjatietojen arkistoinnista ja arvioidaan niiden analogisen muodon kulttuurihistoriallista arvoa ja digitoinnin jälkeistä säilytysmuotoa. Nämä päätökset tehdään ennen digitointia, millä varmistetaan muun muassa mahdollisen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon säilyvyys.

Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa (pdf) on yksityiskohtaisesti kuvattu arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, menetelmät ja kriteerit sekä esitetty perusteluja henkilötietojen arkistoinnille. Kulttuurihistoriallisen arvon määrittelyä käsitellään tarkemmin arvonmääritys- ja seulontapolitiikan erillisliitteessä Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta päättämiselle (pdf).