Yhteisöarkistojen käsittelyohje

Aineiston rajaaminen

  • Selvitä eri toimijat (esim. järjestö ja sen mahdolliset edeltäjät ja seuraajat). Järjestä ja luetteloi eri
    toimijoiden aineistot erillisiksi kokonaisuuksiksi, jos se on lähtötilanne huomioon ottaen järkevää ja mahdollista.
  • Jos eri toimijoiden aineistot on liitetty toisiinsa tarkoituksella aineiston arkistoinnin yhteydessä, niiden fyysinen erottaminen toisistaan ei ole suositeltavaa. Luettelointi ja kuvailu voidaan silti tehdä kustakin toimijasta erikseen.
  • Käytä apuna yhteisön taustatietoja (historiikit, organisaatiorakenteet jne.) ja mahdollisia aineistoluetteloita tms.

Huomioitavaa

  • Toimijalla tarkoitetaan tässä yhteisöä, jonka toiminnan tuloksena aineisto on muodostunut (laadittu, saapunut).
  • Eri toimijat ja niiden aineistokokonaisuudet voi yleensä tunnistaa esim. erilaisten toiminnallisten aikarajausten perusteella.

Seulonta

  • Poista aineisto, joka ei kuulu arkistoon (painotuotteet, esineet).
  • Poista vähäarvoisempi arkistoaineisto (esim. asiakirjojen kaksoiskappaleet ja tilitositteet) yksityisarkistojen seulontaohjetta noudattaen. Tutustu seulontaohjeeseen (pdf).
  • Jos olet epävarma jonkin aineiston säilytysarvosta, ota yhteyttä Kansallisarkiston siihen toimipaikkaan, johon olet aineistoa luovuttamassa.
  • Laadi luettelo aineistosta, jonka olet poistanut.

Huomioitavaa

  • Aineisto, joka seulontaohjeen mukaan on seulottavaa, voi olla säilyttämisen arvoinen osana kokonaisuutta.

Järjestäminen

  • Peruslähtökohta: säilytä aiemmin muodostetut aineistokokonaisuudet ja niille aiemmin luotu järjestys. Jos aineisto on sisällöllisesti ja fyysisesti loogisessa alkuperäisessä järjestyksessä, se ei vaadi järjestämistoimenpiteitä. Katso myös kohdat luettelointi ja kuvailu.
  • Jos aineisto tai osa siitä on vailla rakennetta ja loogista järjestystä, aineisto järjestetään vastaanottavan tahon kanssa yhdessä sovittavaan järjestykseen.
  • Siltä osin kuin aineiston on järjestämätön:
  1. Ryhmittele/luokittele/sarjoita aineisto tiettyihin kokonaisuuksiin (ryhmä/luokka/sarja = looginen asiakirjojen kokonaisuus). Tarvittaessa ryhmiä/luokkia/sarjoja voidaan jakaa pienempiin kokonaisuuksiin, alasarjoihin.
  2. Luo tarvittaessa vielä edellä tehtyä luokittelua pienemmät kokonaisuudet, arkistoyksiköt, ryhmien/luokkien/sarjojen alle: ks. kohdasta luettelointi ja kuvailu esimerkki aineiston jakamisesta ryhmiin/ sarjoihin ja arkistoyksiköihin.
  • Suurissa arkistoissa yksi arkistoyksikkö vastaa usein yhtä säilytysvälinettä (esim. arkistokoteloa). Pienissä aineistokokonaisuuksissa yksi säilytysväline voi sisältää useamman arkistoyksikön. Valitse sopiva sisäinen järjestys
    (esim. aikajärjestys) muodostetuille aineistoryhmille.
  • Jos aineistoa on vähän (esim. 1 hyllymetri tai alle), riittää, että aineistosta on muodostettu säilytysvälinekohtaisia kokonaisuuksia (Säilytysväline voi olla esim. kansio, kotelo, laatikko, sidos, nippu tms.).

Huomioitavaa

  • Looginen järjestys perustuu toimijan tehtäviin, asiakirjojen muotoon, asiasisältöön tai toiminnallisiin yhteyksiin. Sisällöllisesti ja fyysisesti looginen järjestys on usein suunnitelmallisen arkistonmuodostuksen tulosta.
  • Esimerkiksi jos yhdistyksessä on johdonmukaisesti arkistoitu kaikki kertyneet asiakirjat vuosittain kansioihin, ei tätä järjestystä tarvitse muuttaa. Kansioiden sisältö luetteloidaan/kuvaillaan kansioittain. Kansiot numeroidaan juoksevasti.
  • Ryhmittelyn/luokittelun/sarjoituksen perusteita:
    • asiakirjojen muoto (abc-kaava) (pöytäkirjat/kirjeenvaihto)
    • toiminta (tehtäväluokitus) (nuorisotyö, koulutustoiminta)
    • aihe/sisältö/kronologia (aihepiireittäin tai ajan mukaan järjestetty aineisto)
    • edellisten yhdistelmä
  • Esimerkkinä asiakirjojen muotoon perustuva luokittelu ja luokkiin (pääsarjoihin) sisältyvää aineistoa:
    • Diaarit ja luettelot
      • esim. vieraskirjat ja jäsenluettelot
    • Pöytäkirjat
    • Toisteet
      • esim. jäsentiedotteet
    • Kirjeenvaihto
      • saapuneet ja lähetetyt
    • Tiliasiakirjat
    • Sisällön mukaan järjestetyt asiakirjat
      • Sellaiset yhdistyksen hallintoon ja substanssitoimintaan liittyvät asiakirjat, joita usein haetaan sisällön tai aihepiirin perusteella (esim. säännöt, omistusasiakirjat, koulutusta koskevat asiakirjat jms.).
    • Muut asiakirjat
      • esim. valokuvat ja lehtileikkeet

Kunnostaminen

  • Poista aineistosta klemmarit yms. metalliliittimet (myös niitit, ainakin ruostuneet), narut, muoviruoteet, muovitaskut, kuminauhat ja helposti irtoavat teipit.
  • Puhdista varovaisesti irtolika ja pöly.
  • Suorista taitetut, rullautuneet, rypistyneet asiakirjat.
  • Eristä mahdollinen kosteusvaurioita kärsinyt, homeiset tai muuten pahasti vaurioitunut aineisto muusta aineistosta. Ilmoita niistä vastaanottavalle taholle.

Huomioitavaa

  • Älä tee sellaisia puhdistus- tai kunnostustoimenpiteitä, jotka voivat vahingoittaa asiakirjoja (esim. teippien irrotus) tai jotka ovat terveydellesi vaarallisia (esim. homeisten asiakirjojen puhdistus).
  • Katso ohje home-epäillyn aineiston käsittelyyn.

Luettelointi ja kuvailu

  • Laadi aineistosta luettelo aineistoryhmittäin, jos aineisto on muodostunut tai järjestetty ryhmä-/luokka-/sarjahierarkian mukaan.
  • Arkistoluettelon runko muodostuu silloin aineistohierarkian mukaisten ryhmien nimistä ja rajavuosista (arkistoluettelon runko rinnastuu kirjan sisällysluetteloon).
  • Luettelossa ryhmän/luokan/sarjan nimi kuvaa sen sisältämää aineistoa kokonaisuutena. Ryhmän/luokan/sarjan rajavuodet koostuvat sen sisältämien aineistojen aikamääreistä (vanhin – nuorin).
  • Kullakin ryhmällä/luokalla/sarjalla on yksi tai useampi luettelointiyksikkö, arkistoyksikkö.
  • Nimeä jokainen arkistoyksikkö sen sisältöä kuvaavilla sanoilla ja merkitse sille sen sisältämän aineiston rajavuodet. Arkistoyksikön tietosisältöä voidaan myös kuvailla tarkemmin, jos nimi ei ole riittävän kattava.
  • Merkitse, missä säilytysvälineessä kukin luetteloitu kohde sijaitsee. Anna säilytysvälineelle esim. juokseva
    numerotunnus, jonka avulla luetteloidut kohteet voidaan paikallistaa.
  • Jos laadit pelkästään säilytysvälinekohtaisen (kotelo, kansio) luettelon,
    • numeroi säilytysvälineet juoksevasti.
    • kuvaa kunkin säilytysvälineen sisältö valitun ryhmittelyperiaatteen mukaisesti, esim. aineistotyypeittäin.
  • Kuvaile muodostunutta aineistoa, arkistoa, kokonaisuutena (esim. sisältö, hyllymetrimäärä ja kokonaisuuden rajavuodet).
  • Kuvaile myös yhteisöä, jonka toiminnan tuloksena aineisto on syntynyt (esim. kaikki nimimuodot, toimintavuodet, keskeinen toiminta).

Huomioitavaa

  • Aineistohierarkia:
    • arkisto
    • sarja (tarvittaessa pää- ja alasarjat)
    • arkistoyksikkö + säilytysväline
  • Esimerkki aineistohierarkiasta:
    • arkisto: Järjestö X:n arkisto, 1950 - 2000
    • sarja: Pöytäkirjat, 1950 – 2000
    • arkistoyksikkö: Pöytäkirjat 1950 – 1951
    • säilytysväline: sidos nro 1
  • Arkistoluettelo ja aineisto vastaavat aina toisiaan. Luettelossa mainittu arkistoyksikkö/säilytysväline täytyy voida helposti paikantaa aineistosta.
  • Kuvailu tarkoittaa tietojen antamista aineistosta, sen määrästä, sisällöstä ja synnystä, toimijoista, jotka sen ovat tuottaneet ja joiden hallussa se on ollut jne. Tietoja voidaan täydentää luovutusvaiheessa.
  • Luetteloinnin ja kuvailun voi tehdä esim. word- tai excel-pohjaan.

Käyttörajoitustiedot

  • Merkitse mahdolliset aineistoa tai sen osaa koskevat lainsäädäntöön perustuvat rajoitustiedot arkistoluetteloon kyseisen kuvailtavan kohteen yhteyteen.
  • Mahdollinen luovutussopimukseen perustuva käyttörajoitus sovitaan vastaanottavan toimipaikan kanssa ja kirjataan luovutussopimukseen.

Huomioitavaa

  • Sisältääkö aineisto tietosuojalainsäädännössä määriteltyjä arkaluontoisia henkilötietoja?
  • Sisältääkö aineiston jonkin muun lain perusteella salassa pidettäväksi määrättyjä tietoja?

Suojustaminen

  • Kaikki luovutettava aineisto suojustetaan eli sijoitetaan mieluiten arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin kuten arkistokoteloihin.
  • Sijoita aineisto arkistokoteloihin (tms.) ja suojalehtien sisään. Suojalehdeksi soveltuu esim. arkistokelpoinen kopiopaperi.
  • Pakkaa arkistokotelo aina täyteen, mutta älä sullo koteloon aineistoa, joka ei sinne (taittamatta tai taittumatta) mahdu.
  • Erota suojalehdellä yhden säilytysvälineen sisällä oleva eri aineistoryhmiin kuuluva aineisto tai yhdistä suojalehdellä yhteenkuuluva aineisto. Muussa tapauksessa laita suojalehti säilytysvälineen sisällä olevan aineiston alle ja päälle. Käytä
    suojalehtiä kohtuudella: runsas suojalehtien käyttö lisää arkiston kokoa.
  • Merkitse tarvittaessa suojalehtiin niiden välissä olevan aineiston sisältöä tarkentavat tiedot. Tiedot merkitään
    ennen kuin aineisto sijoitetaan suojalehden väliin.
  • Valokuva- ja muita erityisaineistoja varten on saatavilla niitä varten valmistettuja suojavälineitä.
  • Suurikokoisia aineistoja voidaan suojustaa suojapaperilla (ks. erilliset ohjeet erityisaineistoille).

Huomioitavaa

Nimiömerkinnät

  • Arkistokoteloon tai vastaavaan säilytysvälineeseen merkitään yhteisön nimi (mielellään suuraakkosin) ja kotelon juokseva numero tai aineistoryhmän tunnus.
  • Merkinnät voidaan tehdä lyijykynällä suoraan arkistokoteloon tai merkitä erilliseen koteloon kiinnitettävään nimiöön.

Huomioitavaa

  • Luovutusvaiheessa vähimmäisvaatimuksena on säilytysvälineiden juokseva numerointi siinä tapauksessa, että aineisto suojustetaan vasta vastaanottavassa toimipaikassa.
  • Säilytysvälineen numero merkitään arkistoluetteloon kyseisen luetteloitavan kohteen kohdalle.