Käsittele kuvia puuvillakäsinein ja puhtaalla työalustalla. Älä altista kuvia turhaan päivänvalolle.
Vältä merkintöjen tekemistä suoraan kuviin äläkä kirjoita kuvien päällä.
Puhdista varovaisesti irtolika ja pöly.
Pura muovitasku- ja kontaktimuovialbumit sekä albumit, joista kuvat irtoilevat; suositeltava kuvien kiinnitysmenetelmä albumeihin on pahviset kulmapalat.
Poista aineistosta muovitaskut, kuminauhat, helposti irtoavat teipit ja tarrat sekä klemmarit yms. metalliliittimet.
Huomioitavaa
Älä tee sellaisia puhdistus- tai kunnostustoimenpiteitä, jotka voivat vahingoittaa kuvia. Esimerkiksi älä poista albumista kuvia, jotka ovat tarttuneet kuvapinnasta kiinni albumissa käytettyyn muoviin.
Seulonta
Poista kaksoiskappaleet ja valitse parhaat samaa kohdetta tai tilannetta toistavat otokset.
Jos olet epävarma jonkin aineiston säilytysarvosta, ota yhteyttä Kansallisarkiston siihen toimipaikkaan, johon olet aineistoa luovuttamassa.
Huomaa, että aineisto, joka seulontaohjeen mukaan on seulottavaa, voi olla säilyttämisen arvoinen osana kokonaisuutta.
Järjestäminen
Peruslähtökohta: säilytä aiemmin muodostetut kuvakokonaisuudet ja niille aiemmin luotu järjestys.
Siltä osin kuin aineisto on järjestämätön, ryhmittele kuvia tarvittaessa aiheen tai kuvatyypin mukaan.
Kuvia voidaan säilyttää asianmukaisesti suojattuna siinä arkistollisessa yhteydessä, mihin ne kuuluvat (esim. osana tutkimusaineistoa).
Esimerkki valokuvien ryhmittelystä
Suku- ja perhealbumit
Henkilökuvat (henkilöittäin)
Ryhmäkuvat (esim. luokka- ja kokouskuvat)
Matkailukuvat (matkoittain)
Muut vapaa-ajan kuvat
Rakennuskuvat
Maisemakuvat
Perinnekuvat
Sota-ajan kuvat
Juhlakuvat
Luettelointi ja kuvailu
Pyri tunnistamaan valokuvat (aihe, kuvaaja, kuvauspaikka ja -aika) ja erityisesti valokuvissa esiintyvät henkilöt.
Nimeä kuvat ja luetteloi ne juoksevaan numerojärjestykseen tai valitsemasi ryhmittelyperiaatteen mukaisesti.
Merkitse kuvan luettelotunnus (numero) suojakuoreen/albumiin kuulakärkikynällä. Jos suojakuoressa on useampi kuva, merkitse tunnus pehmeällä lyijykynällä valokuvan taakse ja kuvien jakso (esim. kuvat 1-10) suojakuoreen.
Huomioitavaa
Valokuvia voi nimetä ja kuvailla myös suoraan albumiin tai suojakuoreen.
Selvitä kuviin mahdolliset liittyvät tekijänoikeudet.
Tekijänoikeus valokuvateoksiksi tulkittuihin valokuviin on 70 vuotta tekijän kuolinvuodesta. Lisäksi valokuvaajalla on yksinoikeus määrätä valokuvasta, kunnes 50 vuotta on kulunut valmistusvuodesta. Ks. tekijänoikeuslaki 404/1961.