Henkilö- ja sukuarkistojen käsittelyohje

Aineiston rajaaminen

  • Selvitä eri toimijat. Järjestä ja luetteloi eri toimijoiden aineistot erillisiksi kokonaisuuksiksi, jos se on lähtötilanne huomioon ottaen järkevää ja mahdollista.
  • Jos eri toimijoiden aineistot on liitetty toisiinsa aineiston arkistoinnin yhteydessä, niiden fyysinen erottaminen toisistaan ei ole suositeltavaa. Luettelointi ja kuvailu voidaan silti tehdä kustakin henkilöstä/suvusta erikseen.
  • Käytä apuna henkilöiden ja sukujen taustatietoja sisältäviä lähteitä kuten matrikkeleita.

Huomioitavaa

  • Selvitettäviä toimijoita ovat erityisesti ne henkilöt, perheet ja suvut, joiden toiminnan tuloksena arkisto/arkistot ovat syntyneet siten, että aineisto on toimijan laatimaa tai tälle saapunutta. Esimerkiksi jokainen päiväkirjan laatija ja kirjeen vastaanottaja on toimija. Yksityiskirjeenvaihdon osalta myös kirjeen kirjoittajat on hyvä selvittää.

Kunnostaminen

  • Poista aineistosta klemmarit yms. metalliliittimet (myös niitit, ainakin ruostuneet), narut, muoviruoteet, muovitaskut, kuminauhat ja helposti irtoavat teipit.
  • Puhdista varovaisesti irtolika ja pöly.
  • Suorista taitetut, rullautuneet, rypistyneet asiakirjat.
  • Avaa kirjeet kuorista ja suorista ne. Säilytä kuori kirjeen yhteydessä, mikäli itse kirjeestä puuttuu lähettäjä, vastaanottaja tai pvm.
  • Eristä mahdollinen kosteusvaurioita kärsinyt, homeinen tai muuten pahasti vaurioitunut aineisto muusta aineistosta. Ilmoita niistä vastaanottavalle taholle.

Huomioitavaa

  • Älä tee sellaisia puhdistus- tai kunnostustoimenpiteitä, jotka voivat vahingoittaa asiakirjoja (esim. teippien irrotus) tai jotka ovat terveydellesi vaarallisia (esim. homeisten asiakirjojen puhdistus).
  • Tutustu home-epäillyn aineiston käsittelyohjeeseen
Metalliliitin jättää ruosteisen jäljen paperiin, kuva.Metalliliittimen jälki.

Seulonta

  • Poista aineisto, joka ei kuulu arkistoon (esineet, painotuotteet yms.).
  • Poista vähäarvoisempi arkistoaineisto (esim. asiakirjojen kaksoiskappaleet) yksityisarkistojen seulontaohjetta noudattaen. Tutustu seulontaohjeeseen (pdf).
  • Jos olet epävarma jonkin aineiston säilytysarvosta, ota yhteyttä Kansallisarkiston siihen toimipaikkaan, johon olet aineistoa luovuttamassa.
  • Laadi luettelo aineistosta, jonka olet poistanut.

Huomioitavaa

  • Henkilökohtainen muistoarvo ei yksin ole riittävä säilytysperuste.
  • Aineisto, joka seulontaohjeen mukaan on seulottavaa, voi olla säilyttämisen arvoinen osana kokonaisuutta.

Järjestäminen

  • Peruslähtökohta: säilytä aiemmin muodostetut aineistokokonaisuudet ja niille aiemmin luotu järjestys.
  • Jos aineisto on vailla rakennetta ja loogista järjestystä, aineisto järjestetään vastaanottavan tahon kanssa yhdessä sovittavaan järjestykseen.
  • Siltä osin kuin aineisto on järjestämätön:
  1. Ryhmittele aineistoja valittujen luokitteluperiaatteiden mukaan. Luokitteluperiaate voi olla
    • toiminta, josta aineisto on syntynyt (työura, opiskelu, harrastukset, tutkimustoiminta jne.)
    • aineiston aihe (esim. erilaiset kokoelmat kuten leike- ja valokuvakokoelmat voi järjestää aiheen mukaan)
    • aineiston ulkoinen muoto (lehtileikkeet, suurikokoiset piirustukset, audiovisuaalinen aineisto jne.) tai
    • näiden yhdistelmä
    • tarvittaessa voit vielä luoda myös ryhmän ”Muu aineisto”.
  2. Valitse sopiva sisäinen järjestys muodostetuille aineistoryhmille. Esim. yksityiset saapuneet kirjeet järjestetään yleensä lähettäjän mukaan mutta lähetetyt kirjeet (ns. konseptikappaleet) aikajärjestykseen.
  • Kun järjestät aineistoa, älä hävitä aineistojen välisiä aiempia yhteyksiä, vaan tarvittaessa dokumentoi ne.
  • Valokuvat, kartat, piirustukset, AV-aineisto ja muut tekniset tallenteet ovat erityisaineistoja, joiden käsittely ohjeistetaan erikseen.
  • Katso esimerkki henkilöaineiston ryhmittelystä.

Luettelointi

  • Laadi aineistosta luettelo säilytysvälineen (esim. arkistokotelo, kansio) tarkkuudella tai vaihtoehtoisesti aineistoryhmittäin.
  • Jos laadit säilytysvälinekohtaisen luettelon,
    • numeroi säilytysvälineet juoksevasti.
    • kuvaa kunkin säilytysvälineen sisältö valitun ryhmittelyperiaatteen mukaisesti, esim. aineistotyypeittäin.
  • Jos laadit luettelon aineistoryhmittäin,
    • numeroi säilytysvälineet juoksevasti tai merkitse säilytysvälineisiin mahdollisesti käyttämäsi aineistoryhmien tunnukset (esim. aakkos- tai numerotunnukset).
    • nimeä aineistoryhmät ja merkitse luetteloon jokaisen aineistoryhmän kohdalle, mihin säilytysvälineisiin aineisto sisältyy, tai anna aineistoryhmille tunnukset, jotka merkitään myös vastaaviin säilytysvälineisiin.
    • laadi tarvittaessa tarkempi, aineistoryhmän sisäinen luettelo (joskus luettelo voi olla jopa kappalekohtainen: esim. yksityiskirjeet ja valokuvat luetteloidaan yleensä muuta aineistoa yksityiskohtaisemmin).
  • Merkitse luetteloon vähintään säilytysväline- tai aineistoryhmäkohtaisesti, miltä ajalta aineisto on.

Huomioitavaa

  • Vähintään luettelointi säilytysvälineen juokseva numerointi mukaan tarvitaan siinä tapauksessa, että aineisto suojustetaan vasta Kansallisarkistossa. Katso myös kohdat Suojustaminen ja Kuvailu.
  • Katso esimerkki henkilöarkiston luetteloinnista.

Suojustaminen

  • Kaikki luovutettava aineisto suojustetaan eli sijoitetaan mieluiten arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin kuten arkistokoteloihin.
  • Sijoita aineisto arkistokoteloihin tai vastaaviin säilytysvälineisiin ja suojalehtien sisään. Suojalehdeksi soveltuu esim. arkistokelpoinen kopiopaperi.
  • Pakkaa arkistokotelo aina täyteen, mutta älä sullo koteloon aineistoa, joka ei sinne (taittamatta tai taittumatta) mahdu.
  • Erota suojalehdellä yhden säilytysvälineen sisällä oleva eri aineistoryhmiin kuuluva aineisto tai yhdistä suojalehdellä yhteenkuuluva aineisto. Muussa tapauksessa laita suojalehti säilytysvälineen sisällä olevan aineiston alle ja päälle. Käytä suojalehtiä kohtuudella: runsas suojalehtien käyttö lisää arkiston kokoa.
  • Merkitse tarvittaessa suojalehtiin niiden välissä olevan aineiston sisältöä tarkentavat tiedot. Tiedot merkitään ennen kuin aineisto sijoitetaan suojalehden väliin.
  • Valokuva- ja muita erityisaineistoja varten on saatavilla niitä varten valmistettuja suojavälineitä. Suurikokoisia aineistoja voidaan suojustaa suojapaperilla (ks. erilliset ohjeet erityisaineistoille).

Huomioitavaa

Kaksi arkistokoteloa, joista toinen pullistelee, koska se on pakattu liian täyteen, kuva.

Oikealla liian täysi arkistokotelo.

 

Suojalehti erottelee aineistot omiksi kokonaisuuksiksi, kuva.

Suojalehdellä yhdistettyjä/erotettuja aineistoja.

Nimiömerkinnät

  • Kiinnitä säilytysvälineeseen nimiö ja merkitse nimiöön arkiston nimi (esim. Matti Meikäläisen arkisto, Virtasen suvun arkisto) suuraakkosin sekä säilytysvälineen juokseva numero tai aineistoryhmän tunnus.
  • Tiedot voidaan merkitä myös kynällä suoraan säilytysvälineeseen. Arkistokoteloon tiedot merkitään tällöin lyijykynällä.

Arkistokotelo, jossa on lyijykynämerkintöjä, kuva.  

Tee merkinnät arkistokoteloihin lyijykynällä.

 Arkistohylly, jolla on järjestettyä arkistoa, kuva.

Järjestetty ja koteloitu (eli suojustettu) arkisto.

Kuvailu ja käyttörajoitustiedot

  • Kuvaile aineiston sisältöä (aiheita) omin sanoin kokonaisuutena tai aineistoryhmittäin.
  • Kuvaile henkilöä tai sukua, jonka toiminnan tuloksena aineisto on syntynyt (esim. kaikki nimet, elinvuodet, työuran keskeiset vaiheet, harrastukset, tärkeimmät sukulaisuussuhteet).
  • Kuvaile aineiston aiempaan omistukseen ja säilytykseen liittyvät oleelliset tiedot.
  • Merkitse mahdolliset aineistoa tai sen osaa koskevat lainsäädäntöön perustuvat rajoitustiedot arkistoluetteloon kyseisen kuvailtavan kohteen yhteyteen.
  • Mahdollinen luovutussopimukseen perustuva käyttörajoitus sovitaan vastaanottavan toimipaikan kanssa ja kirjataan luovutussopimukseen.

Huomioitavaa

  • Kuvailu tarkoittaa tietojen antamista aineistosta, sen määrästä, sisällöstä ja synnystä, toimijoista, jotka sen ovat tuottaneet ja joiden hallussa se on ollut, jne. Tietoja voidaan täydentää luovutusvaiheessa.
  • Katso erityisohje valokuvien tunnistamisesta ja kuvailusta.
  • Sisältääkö aineisto tietosuojalainsäädännössä määriteltyjä arkaluontoisia henkilötietoja?
  • Sisältääkö aineiston jonkin muun lain perusteella salassa pidettäväksi määrättyjä tietoja?