Hyppää pääsisältöön

Tietosuojaseloste: Sähköinen arkistopalvelu

Sähköinen arkistopalvelu (alkujaan digitaalisen aineiston digitaalinen arkisto)

Päiväys / muokkauspäivämäärä 25.10.2019

Rekisterinpitäjä, yhdessä muiden rekisterienpitäjien kanssa1

Kansallisarkisto
PL 258
00171 Helsinki
kirjaamo@arkisto.fi
puh. 029 533 7000

Tietosuojavastaava

Vuokko Joki, johtaja
PL 258
00171 Helsinki
kirjaamo@arkisto.fi
puh. 029 533 7231

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Arkistoitavien tietoaineistojen digitaalinen säilyttäminen ja arkistointi. Pysyvä säilyttäminen ja arkistointi tapahtuvat yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa.
Kansallisarkiston tehtävät perustuvat pääasiallisesti Lakiin Kansallisarkistosta 2§:ään sekä arkistolakiin, erityisesti sen pykäliin 11-17. Henkilötietojen käsittely on tarpeen viranomaisen toiminnassa lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tietosuoja-asetuksen artikla 6 c -kohdan mukaisesti.

Tietojen luotettavan säilyttämisen varmistamiseksi vastaanotettavalle aineistolle tehdään teknisiä tarkistuksia, joiden avulla voidaan varmistua, että aineisto täyttää sille asetetut tekniset vaatimukset. Aineistolle ei tehdä sisällöllisiä muokkauksia tai tarkistuksia. Aineisto on sähköiseen palveluun vastaanotettaessa joko alkujaan digitaalista tai digitoitua.

Tietosisältö

Palvelu sisältää eri viranomaisten toimittamia aineistoja, jotka sisältävät henkilötietoja. Rekisteröityjä ovat esimerkiksi työntekijät, lapset, oikeushallinnon asiakkaat, ynnä muut. Aineisto sisältää yhteiskunnan eri aloilta kulttuuriperinnöllisen ja tutkimuksellisen arvon kannalta keskeistä yleishyödyllistä tietoa. Säilytettäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi yhteystiedot, eläketiedot, palkkatiedot, jne. Aineistot sisältävät myös erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, rikostuomiota koskevia tietoja sekä tietoa erityisen heikossa asemassa olevista henkilöistä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Valtionhallinnon viranomaiset, joilla on Kansallisarkiston kanssa siirto- ja säilytyssopimus. Viranomaiset, jotka siirtävät tietojaan säilytykseen, ovat keränneet tiedot eri tavoin toimintansa yhteydessä rekisteröidyiltä. Palvelussa ei säilytetä suoraan rekisteröidyiltä kerättyä tietoa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Palvelusta voidaan luovuttaa aineistoa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti, erityisesti salassapitovelvoitteet ja henkilötietojen suoja huomioiden. Tietoja luovutetaan erityisesti tutkimustarkoitukseen ja oikeudenkäyttöä varten sekä viranomaisille niiden tehtävien hoitoa varten.

Tietyn aineiston luovuttanut viranomainen voi saada palvelusta organisaatiotaan koskevia tietoja, jos sille on olemassa edelleen tämän tehtävien kannalta tarve.

Palvelusta ei luovuteta säännönmukaisesti tietoa, esimerkiksi teknisiä rajapintayhteyksiä käyttämällä. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.
Tietoa ei siirretä kolmansiin maihin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttöoikeushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Sähköisesti hallittu rekisteri on talletettu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuun tietokantaan, johon on pääsy vain valtuuttamilla henkilöillä.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Jokaisella sähköisen rekisterin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa.

Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Kansallisarkisto ei tee automaattisia päätöksiä tai profilointia tietojen perusteella.

Tietojen säilytysajat

Tiedot säilytetään pysyvästi

Pääsy tietoihin Pääsy palveluun on vain niillä henkilöillä, joilla on viran ja tehtäviensä tai erillisen sopimuksen puolesta oikeus saada pääsy tietoihin. Käyttöoikeudet rajataan tarpeellisuuden mukaan.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttö

Rekisteröidyillä on oikeus tehdä pyyntö tietosuoja-asetuksen 15-22 mukaisesti pääsystä henkilötietoihin, tietojen oikaisemiseen, poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen, vastustamiseen ja siirtämiseen järjestelmästä toiseen. Pyynnön näiden oikeuksien käyttämisestä voi tehdä Kansallisarkistolle ja kullekin rekisterinpitäjälle/muille viranomaisille. Kansallisarkisto vastaa tietojen säilyttämisestä arkistointitarkoituksessa, mikä voi mahdollistaa rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen tietosuojalain 32§ ja tietosuoja-asetuksen, erityisesti 17 artiklan, perusteella.

Oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisena tai sähköpostitse yllä mainittuun Kansallisarkiston osoitteeseen.

Kansallisarkisto vastaa pyyntöihin 1 kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä (EU:n yleinen tietosuoja-asetus artikla 12–22) rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Muutokset selosteeseen Kansallisarkisto kehittää jatkuvasti palvelujaan ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.


1 Rekisterinpitäjyydet määritellään kunkin siirrettävän tietoaineiston siirto- ja säilytyssopimuksessa