Tjänst för digital arkivering

Innehåll

Tjänstebeskrivning

Tjänsten och förutsättningar för tjänsten

Instruktionsbank

Kontaktuppgifter

 

1. Tjänstebeskrivning

Riksarkivet tillhandahåller statsförvaltningen en tjänst för digital förvaring och arkivering. Tjänsten är avsedd för förvaring och arkivering av ursprungligen digitala material som med stöd av arkivlagen ska förvaras varaktigt.

Tjänsten tillhandahålls de organisationer inom statsförvaltningen (nedan ”Överlåtare”) som avtalat om användningen av tjänsten med Riksarkivet. Offentliga eller åtkomstbegränsade material kan överföras till tjänsten. Säkerhetsklassificerade material kan inte överföras till tjänsten.

Material kan överföras till tjänsten antingen med ett webbläsarbaserat överföringsgränssnitt (kommer under 2021) eller med ett offline-överföringsmedium som avtalas separat. Materialets överföringssätt fastställs vid behov utifrån en riskkartläggning.

Överföringen till tjänsten är avgiftsfri.

2. Tjänsten och förutsättningar för tjänsten

Införandet av tjänsten för digital arkivering kan ses som en stig som består av olika skeden. På följande bild visas i stora drag vilka olika skeden som ingår i överföring av material.

Organisation inom statsförvaltningen (Överlåtare)

Överlåtaren har identifierat en eller flera materialhelheter som med stöd av arkivlagen ska förvaras varaktigt.

Överlåtaren har definierat skedena för förvaringen och arkiveringen av materialet, i synnerhet början av arkiveringsskedet.

Gallringsbeslut

Arkivverket/Riksarkivet har fattat gallringsbeslut om varaktig förvaring av materialet i enbart digitalt format.

Överföringsavtal och överföringsplan

I överföringsavtalet kommer Överlåtaren och Riksarkivet överens om överföring, förvaring eller arkivering samt om ansvar för informationstjänster. Som bilaga till överföringsavtalet upprättar Överlåtaren en överföringsplan med specificerat material, tidsschema för överföringen och andra uppgifter som är relevanta för materialet. Överlåtaren och Riksarkivet går igenom överföringsplanen.

Överföring av materialet till Riksarkivet

Överlåtaren bekantar sig med de för materialet nödvändiga anvisningar som Riksarkivet har fastställt i de gällande anvisningarna. De centrala anvisningarna bestäms utifrån det material som ska överföras.

Den överlåtande organisationen svarar för att handlingarna ställs i sådant skick att de kan överföras och för de kostnader som föranleds av överföringen (14 § i arkivlagen). Förvaringen och informationstjänsten under förvaringen av material är avgiftsbelagda. Dessa blir kostnadsfria när materialet är i arkiveringsskedet och behovet av informationstjänster i anslutning till myndigheternas uppgifter upphör (undervisnings- och kulturministeriets förordning om Riksarkivets avgiftsbelagda prestationer). Om förvaringens och informationstjänstens avgiftsbeläggning och kostnader avtalas i överföringsavtalet.

Materialet överförs till tjänsten antingen med ett webbläsarbaserat överföringsgränssnitt, som tas i bruk under 2021, eller med ett offline-överföringsmedium som avtalas separat. Överföringssättet fastställs vid behov utifrån en riskkartläggning.

Beskrivning av materialet

Beskrivningen av materialet bestäms enligt det material som ska överföras:

  • Sähke 2-material som har bildats i samband med myndighetens verksamhet/ärendehantering i Sähke 2-metadatastrukturen. Eventuell kompletterande dokumentation.
  • Övriga informationsmaterial (register- och databasformat) beskrivs i en separat Excel-fil. Eventuell kompletterande dokumentation.
  • Riksarkivets definitioner för digitaliseringen

Mottagning av materialet

När materialet har tagits emot framgångsrikt får Överlåtaren en mottagningskvittering. Om överföringen misslyckas får Överlåtaren en rapport som beskriver felet.

3. Instruktionsbank

I instruktionsbanken finns en samling centrala anvisningar om tjänsten för digital arkivering.

Allmänna

Planering av och överenskommelse om överföringar

Anvisningar för överföring

Överföringsanvisningarna kommer att kompletteras med anvisningar för användargränssnittet som tas i bruk under 2021, anvisningen om SÄHKE2-materialet som har bildats i samband med myndighetens verksamhet/ärendehantering i Sähke2-metadatastrukturen samt överföringsanvisningen för övriga informationsmaterial (i register- och databasform).

Kontaktuppgifter

Tjänstens e-postadress är digitaalisetsiirrot@arkisto.fi