Sähköisen arkistoinnin palvelu

Sisältö

Palvelukuvaus

Palvelu ja sen edellytykset

Ohjepankki

Yhteystiedot

1. Palvelukuvaus

Kansallisarkisto tarjoaa valtionhallinnolle sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin palvelua. Palvelu on tarkoitettu arkistolain nojalla pysyvään säilytykseen määrätyn digitaalisen aineiston säilyttämiseen ja arkistointiin.

Palvelu on tarjolla niille valtionhallinnon organisaatioille (jatkossa ”Siirtäjä”), jotka ovat sopineet palvelun käytöstä Kansallisarkiston kanssa. Palveluun voidaan siirtää julkisia tai käyttörajoitettuja aineistoja. Palveluun ei voida ottaa vastaan turvallisuusluokiteltua aineistoa.

Aineistoa voidaan siirtää palveluun joko selainpohjaisella siirtokäyttöliittymällä (tulossa vuoden 2021 aikana) tai erikseen sovittavalla offline-siirtomedialla. Aineiston siirtotapa määritetään tarvittaessa riskikartoituksen perusteella.

Palveluun siirtäminen on maksutonta.

2. Palvelu ja sen edellytykset

Sähköisen arkistoinnin palvelun käyttöönotto voidaan nähdä eri vaiheista koostuvana polkuna. Palvelun vaiheet tiivistetään alla olevassa kuvassa. sahkoinen-arkistopalvelu

Valtionhallinnon organisaatio (Siirtäjä)

Siirtäjä on tunnistanut yhden tai useamman aineistokokonaisuuden, joka on arkistolain nojalla määrätty pysyvään säilytykseen.

Siirtäjä on määritellyt aineiston säilyttämisen ja arkistoinnin vaiheet, erityisesti arkistointivaiheen alkamisen.

Seulontapäätös

Siirrettävällä aineistolla on arkistolaitoksen/Kansallisarkiston seulontapäätös aineiston pysyvästä säilytyksestä yksinomaan digitaalisessa muodossa.

Siirtosopimus ja siirtosuunnitelma

Siirtäjä ja Kansallisarkisto sopivat siirrosta, säilytyksestä tai arkistoinnista sekä tietopalveluvastuista siirtosopimuksessa. Siirtosopimuksen liitteeksi Siirtäjä laatii aineistolle siirtosuunnitelman, jossa on täsmennetty aineisto, siirron aikataulu sekä muut aineiston kannalta oleelliset tiedot. Siirtosuunnitelma käydään läpi Siirtäjän ja Kansallisarkiston kesken.

Aineiston siirto Kansallisarkistoon

Siirtäjä tutustuu aineiston kannalta keskeisiin Kansallisarkiston määrityksiin, joita on asetettu kulloinkin voimassa olevassa ohjeistuksessa. Keskeinen ohjeistus määräytyy siirrettävän aineiston mukaan.

Aineiston siirtokuntoon saattamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista vastaa Siirtäjä (arkistolaki §14). Aineistojen säilyttäminen ja säilyttämisen aikainen tietopalvelu on maksullista. Nämä muuttuvat maksuttomaksi, kun aineisto on arkistointivaiheessa ja viranomaisten tehtävien hoitoon liittyvä tietopalvelutarve päättyy (Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus Kansallisarkiston suoritteiden maksullisuudesta). Säilyttämisen ja tietopalvelun maksullisuudesta ja kustannuksista sovitaan siirtosopimuksessa.

Aineisto siirretään palveluun joko selainpohjaisella siirtokäyttöliittymällä, joka on tulossa käyttöön vuoden 2021 aikana, tai erikseen sovittavalla offline-siirtomedialla. Siirtotapa määritetään tarvittaessa riskikartoituksen perusteella. Tutustu riskikartoitukseen (Word).

Aineiston kuvailu

Aineiston kuvailu määräytyy siirrettävän aineiston mukaan:

  • Sähke 2 -aineisto, joka on viranomaisen toiminnan/asiankäsittelyn yhteydessä muodostunut Sähke 2 -metatietorakenteeseen. Lisäksi mahdollinen oheisdokumentaatio.
  • Muut tietoaineistot (rekisteri- ja tietokantamuotoiset) kuvaillaan erilliseen Excel-tiedostoon. Lisäksi mahdollinen oheisdokumentaatio.
  • Kansallisarkiston digitointimääritykset

Aineiston vastaanotto

Aineiston onnistuneesta vastaanotosta Siirtäjä saa vastaanottokuittauksen. Siirron epäonnistuessa Siirtäjä saa virheen kuvaavan raportin. 

3. Ohjepankki

Ohjepankkiin on koottu Sähköisen arkistoinnin palvelua koskeva keskeinen ohjeistus.

Yleiset

Siirtojen suunnittelu ja sopiminen

Siirto-ohjeet

Siirto-ohjeet täydentyvät vuoden 2021 aikana käyttöön tulevan käyttöliittymän ohjeilla, ohjeella SÄHKE2-aineistosta, joka on viranomaisen toiminnan/asiankäsittelyn yhteydessä muodostunut Sähke2-metatietorakenteeseen, sekä muiden tietoaineistojen (rekisteri- ja tietokantamuotoisten) siirto-ohjeella.

Yhteystiedot

Palvelun sähköpostiosoite on digitaalisetsiirrot@arkisto.fi