Hyppää pääsisältöön

Sähköinen arkistopalvelu

Sisältö

Palvelun sisältö ja rajaukset

Palvelupolku ja sen edellytykset

Palvelussa seuraavaksi

Ohjepankki

Yhteystiedot

Tietosuojaseloste

1. Palvelun sisältö ja rajaukset

Kansallisarkisto tarjoaa valtionhallinnolle sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin palvelua; luotettavaa digitaalista arkistointia. Palvelu on tarkoitettu alkujaan digitaalisen, pysyvään säilytykseen määrätyn aineiston säilyttämiseen ja arkistointiin.

Palvelun tehtävänä on pysyvästi säilytettävän, alkujaan digitaalisten aineistojen todistusvoimaisuuden, käytettävyyden ja eheyden varmistaminen, tietoturvallinen säilyttäminen sekä viranomaistoiminnan ja tutkimuksen tarpeiden huomiointi. Palveluun voidaan siirtää sekä julkisia, että käyttörajoitettuja ja luottamuksellisia aineistoja.

Palvelua voivat hyödyntää valtionhallinnon toimijat, jotka ovat sopineet palvelun käytöstä Kansallisarkiston kanssa. Palveluun siirtäminen ja aineiston arkistointi ovat maksuttomia.

Aineiston siirtokuntoon tuottamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista vastaa siirtävä organisaatio (arkistolaki §14). Kansallisarkisto voi tarjota siirtokuntoon saattamiseen liittyen erillistä konsultointia voimassaolevan hinnaston mukaisesti. Maksullista on myös viranomaisten aineistojen tietopalvelu, kun aineisto ei ole arkistointivaiheessa tai tietopalvelu liittyy viranomaisten tehtävien hoitoon (Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus Kansallisarkiston suoritteiden maksullisuudesta). Tietopalveluvastuista sovitaan siirto- ja säilytyssopimuksessa.

Aineistoja voidaan siirtää sekä online siirtoyhteydellä, että erikseen sovittaessa fyysisellä siirtomedialla.

2. Palvelupolku ja edellytykset

Seuraavassa on kuvattu, mitä eri vaiheita aineiston siirtoon sisältyy.

 sahkoinen-arkistopalvelu

Valtionhallinnon organisaatio (Siirtäjä) on tunnistanut yhden tai useamman aineistokokonaisuuden, joka on seulontapäätöksellä määrätty pysyvään säilytykseen yksinomaan digitaalisessa muodossa, ja johon operatiivinen käyttötarve on päättynyt.

Siirtäjän on tarkistettava, että siirrettävä aineisto täyttää seuraavat edellytykset:

  • Siirrettävällä aineistolla on arkistolaitoksen/Kansallisarkiston seulontapäätös aineiston pysyvästä säilytyksestä yksinomaan digitaalisessa muodossa.
  • Siirrettävä aineisto täyttää Kansallisarkiston vaatimukset, jotka aineistolle on asetettu kulloinkin voimassa olevassa määräyksessä (SÄHKE2) ja siirto-ohjeessa.  

Siirtäjä ja Kansallisarkisto sopivat siirrosta, säilytyksestä tai arkistoinnista, sekä tietopalveluvastuista Siirto- ja säilytyssopimuksessa. Samaan aikaan Siirtäjän on laadittava siirrettävälle aineistolle siirtosuunnitelma, jossa on täsmennetty aineisto, siirron aikataulu sekä siirrettävän aineiston siirtomuoto. Siirtosuunnitelma käydään läpi Siirtäjän ja Kansallisarkiston kanssa.

Siirtäjä tuottaa siirrettävän aineiston vaadittavaan tekniseen siirtorakenteeseen. Siirtäjä siirtää aineiston palveluun joko online -siirtoyhteydellä tai toimittamalla aineiston offline -medialla Kansallisarkistolle. Online ja offline -siirto edellyttää aina erikseen sopimista Kansallisarkiston kanssa.

Aineiston vastaanoton yhteydessä Kansallisarkisto tarkistaa, että aineisto täyttää siirto-ohjeessa asetetut vaatimukset. Siirtäjä saa aineistossa ilmenneistä mahdollisista virheistä kattavan teknisen raportin. Kansallisarkisto voi tarjota tukea virheiden selvittelyyn, mutta varsinainen korjaaminen on siirtäjän vastuulla. Hylätty aineisto ei siirry pysyvään säilytykseen eikä arkistoon, vaan se tulee aina korjata hyväksytysti ennen säilytykseen siirtoa.

Aineisto tulkitaan vastaanotetuksi säilytykseen vasta hyväksytyn kaksivaiheisen vastaanottoprosessin jälkeen. Kansallisarkisto toimittaa Siirtäjälle vastaanottokuittaukset.

3. Palvelussa seuraavaksi

Sähköisen säilyttämisen palvelua kehitetään osana SAPA-työtä, jonka tavoitteena on tuottaa sähköisen arkistoinnin palvelukokonaisuus. Nyt käyttöönotettu sähköisen säilyttämisen palvelu on ensimmäinen vaihe tästä kokonaisuudesta. SAPA-palvelukokonaisuuden kehittämistä johtaa opetus- ja kulttuuriministeriö. SAPA-työssä kehitetään ensivaiheessa massadigitoinnin edellyttämiä säilytyksen toimintoja sekä aineiston käytön mahdollistavia palveluita.

4. Ohjepankki

Tänne on koottu keskeinen ohjeistus koskien alkujaan digitaalisten aineistojen siirtoa, vastaanottamista ja säilyttämistä.

Yleiset

Siirtojen suunnittelu ja sopiminen

Rekisteri- ja tietokanta-aineistot

Yhteystiedot

Palvelun sähköpostiosoite on digitaalisetsiirrot@arkisto.fi

Tietosuojaseloste

Palvelumme Tietosuojaseloste löytyy Kansallisarkiston tietosuojaseloste-sivulta